CONCILIACIÓN BANCARIA
Proceso de conciliación bancaria
Permite la elaboración de la conciliación bancaria en forma automática. Presenta las siguientes opciones:
1. Iniciar conciliación 5. Conciliar manual extracto con movimiento
2. Actualizar extracto 6. Conciliar manual movimiento con extracto
3. Conciliar automáticamente 7. Conciliar movimiento con movimiento
4. Impresión de la conciliación 8. Finalizar conciliación
Iniciar conciliación
Descripción
Genera el movimiento bancario a partir del movimiento general y especifica la fecha de corte de la próxima conciliación, para un banco en particular.
Requisitos
Para iniciar la conciliación, deben existir el plan cuentas contables, las contabilidades y los demás parámetros del sistema.
Adicionalmente deben existir los movimientos en cuentas bancarias, en Trabajar con cuenta presentas en la 4ª columna una B.
Resultados
Crea un archivo temporal donde se cargan los movimientos, que no han sido conciliados a la fecha de corte. Cuando se inicia la conciliación se genera un registro de control de conciliación por cada mes procesado (anteriormente solo existía uno solo por cuenta y se actualizaba mes a mes). Adicionalmente, se valida cual es el último período conciliado y se controla que la fecha de corte definida, corresponda al mes siguiente del ultimo cerrado.
Flujograma de Iniciar conciliación
Ingrese la cuenta
F4 Lista las cuentas de bancos registradas
Intro Valida que la cuenta sea correcta
Ingrese los siguientes datos:
Fecha de corte
Saldo final extracto
Crea movimiento bancario S o N.
Crea un archivo temporal donde se cargan los movimientos, que no han sido conciliados a la fecha de corte.
Si se requiere modificar el saldo final del período que se está trabajando sin que se eliminen las conciliaciones realizadas, debe incluirse N en el campo Crea movimiento bancario.
Intro Confirma la generación de registros.
Actualización de extracto
Descripción
Captura el movimiento del extracto bancario.
Requisitos
Debe encontrarse definida la fecha de corte y demás datos solicitados en Iniciar conciliación
Resultados
Cuando se ha actualizado cada uno de los registros del movimiento del extracto de una cuenta, es posible realizar la conciliación manual o automática de éstos movimientos.
Si se requiere desconciliar algún movimiento del extracto, es posible hacerlo. Cuando se desconcilia un movimiento de extracto, se limpia la Fecha de conciliación de las entidades: Movimiento bancario por extracto – MOVEXT, Movimiento bancario - MOVBAN y Aplicación manual del extracto bancario - MOVBEX
Flujograma de Actualización de extracto
Ingrese la cuenta
F4 Lista las cuentas de bancos definidas
Intro Valida que la cuenta sea correcta
F13 Permite el posicionamiento y la búsqueda de los documentos por su código y valor
F6 Define los registros de los extractos
Ingrese los siguientes datos:
Fecha
Documento base
Número documento
Valor
F4 Lista el campo documento base
Intro Valida que el documento base exista, Si el documento base tiene numeración, exige el número y éste debe ser diferente de cero.
Graba el detalle del extracto
2 Modifica un detalle del extracto
Intro Valida los cambios efectuados y actualiza el extracto
4 Elimina el registro del extracto seleccionado
F23 Confirma la eliminación
13 Desconciliar: opción de devolver una partida cuando ya se ha ejecutado el proceso de conciliación o se ha conciliado manualmente.
Intro Confirma la desconciliación y limpia el campo Fecha de conciliación del movimiento bancario y del movimiento de extractos.
Conciliar automáticamente
Descripción
Ejecuta el cruce del archivo de movimiento bancario contra el archivo del extracto bancario, es decir, toma los registros de movimiento que fueron cargados al archivo temporal y los compara con los registros del extracto.
La conciliación se efectúa teniendo en cuenta el tipo, el número del documento y el valor. Si el documento no tiene numeración el cruce se hace con tipo y valor. El sistema solo concilia los que coincidan, el resto de partidas quedan registradas como no conciliadas.
Ingrese S o N frente a Está Seguro? y presione Intro para confirmar o no la actualización. Genera un archivo en el spool con los resultados de la conciliación automática.
Requisitos
Para efectuar la conciliación automática es conveniente que se encuentren definidos todos los registros de movimientos del extracto y los movimientos correspondientes a la cuenta bancaria hasta la fecha de corte que se definió para el extracto. Se valida si la fecha de conciliación de las partidas se encuentren en cero (partidas pendientes por conciliar).
Resultados
Una vez confirmado el proceso, se genera un archivo en el spool con los resultados de la conciliación automática. Cada uno de los registros conciliados se actualiza con el indicador de conciliación y la fecha de conciliación en los archivos de movimientos de extractos (MOVEXT) y movimientos bancarios (MOVBAN)
También es conveniente generar los informes que se consideren necesarios desde la opción: Impresión de la conciliación
Posteriormente se pueden conciliar manualmente aquellos movimientos que no lo hicieron de forma automática.
Flujograma de conciliación automática
Impresión de la conciliación
Descripción
Genera informes para la revisión de la conciliación.
Ingrese el tipo de informe
1. Impresión del extracto
2. Documentos no conciliados por movimiento
3. Documentos no conciliados por extracto
4. Documentos conciliados
5. Cuadre de conciliación
Tipo de informe | Descripción |
Impresión del extracto | Imprime el extracto digitado por el usuario o cargado mediante medios magnéticos. |
Documentos no conciliados por movimiento | Imprime los documentos que se encuentran en el movimiento y que no fueron conciliados contra el extracto. |
Documentos no conciliados por extracto. | Imprime los documentos del extracto que no fueron conciliados contra el movimiento. |
Documentos conciliados. | Imprime los documentos que fueron conciliados por el proceso. |
Cuadre de conciliación | Lista el cuadre de la conciliación, presentando saldos y movimientos, tanto por movimiento, como por extracto. |
Ingrese rango de fechas
Intro Valida las fechas digitadas.
Ingrese el orden de documentos
1. Grabación
2. Documentos
3. Valor
4. Fechas
5. Resumen
Intro Confirma el proceso, selecciona los registros y genera el documento en el spool.
Requisitos
Para generar los reportes de Impresión de la conciliación es conveniente que se haya realizado ya la conciliación automática.
Resultados
Una vez generados los reportes necesarios, se pueden efectuar las opciones de conciliación manual más convenientes.
Flujograma de Impresión de la conciliación
al del extracto con movimiento
Concilia un documento del extracto con uno o mas documentos del movimiento. Este tipo de conciliación se hace con transacciones efectuadas sin soporte bancario físico, por lo cual, no pueden ser conciliadas con el extracto.
Ingrese la cuenta
F4 Lista las cuentas contables asignadas a las cuentas bancarias
Intro Valida que la cuenta digitada exista y corresponda a una cuenta bancaria. Muestra los documentos del extracto de la cuenta bancaria correspondiente.
F13 Permite la búsqueda y ordenamiento de los documentos del extracto por fecha
1 Seleccione el extracto
Intro Confirme la selección
1 Seleccione el o los registros de movimiento
Intro Confirme la selección
F10 Muestra en pantalla el documento de extracto y con los movimientos que se va a realizar la conciliación manual
Valida que los montos del extracto y los movimientos seleccionados coincidan. Confirma el proceso. En la pantalla de Actualización de extracto muestra asteriscos (**) y el número del documento fuente del movimiento al lado de los detalles de extracto que se encuentren conciliados. Al confirmar también se actualizan el indicador de conciliación y la fecha de conciliación en los archivos de movimientos de extractos (MOVEXT) y movimientos bancarios (MOVBAN)
Conciliación manual del movimiento con extracto
Concilia un documento del movimiento, con uno o más documentos del extracto.
Ingrese la cuenta
Intro Valida que la cuenta digitada exista y corresponda a una cuenta bancaria. Muestra los documentos del extracto de la cuenta bancaria.
F13 Permite la búsqueda y ordenamiento de los documentos de movimiento por monto y fecha
1 Seleccione el movimiento
Intro Confirma la selección
1 Seleccione el o los registros del extracto
Intro Confirme la selección
F10 Valida que los montos del movimiento y los extractos seleccionados coincidan. Confirma el proceso. En la pantalla de Actualización de extracto muestra asteriscos (**) y el número del documento fuente del movimiento al lado de los detalles de extracto que se encuentren conciliados. Al confirmar también se actualizan el indicador de conciliación y la fecha de conciliación en los archivos de movimientos de extractos (MOVEXT) y movimientos bancarios (MOVBAN)
Conciliación de movimiento con movimiento
Hay ajustes que se hacen a la cuenta bancaria que no están reflejados en los extractos. Éstos deben ser conciliados en forma manual, comparando movimientos: débitos contra créditos.
Ingrese la cuenta
Intro Valida que la cuenta digitada exista y corresponda a una cuenta bancaria. Muestra los documentos de movimiento de la cuenta bancaria correspondiente.
F13 Permite la búsqueda y el ordenamiento de los documentos de movimiento por código y número
F14 Permite la búsqueda y el ordenamiento de los documentos de movimiento por código y valor
1 Seleccione los registros de movimiento a conciliar
F10 Valida que la sumatoria de los débitos sea igual a la de los créditos
Confirma el proceso
Requisitos
Para efectuar la conciliación manual es conveniente que se encuentren definidos todos los registros de movimientos del extracto y los movimientos correspondientes a la cuenta bancaria hasta la fecha de corte que se definió para el extracto y que adicionalmente se haya realizado ya la conciliación automática. También es recomendable imprimir y revisar los reportes más apropiados desde la opción: Impresión de la conciliación, para efectuar las opciones de conciliación manual más convenientes.
Resultados
Una vez conciliados los movimientos del extracto con los movimientos bancarios de forma manual, que hayan sido necesarios, es posible Finalizar la conciliación
Flujograma de conciliación manual
Desconciliar movimiento con movimiento
Presente las partidas del periodo en proceso que han sido conciliadas movimiento con movimiento y permite reversar la conciliación para que se limpie la fecha de conciliación de las partidas que el usuario confirma para la desconciliación.
Intro Valida que la cuenta digitada exista y corresponda a una cuenta bancaria. Muestra los documentos de movimientos conciliados de la cuenta bancaria correspondiente.
F13 Permite la búsqueda y el ordenamiento de los documentos de movimiento por código y número
F14 Permite la búsqueda y el ordenamiento de los documentos de movimiento por código y valor
1 Seleccione los registros de movimiento a desconciliar
F10 Valida que la sumatoria de los débitos sea igual a la de los créditos a desconciliar.
Confirma el proceso. Limpia la fecha de conciliación de los movimientos seleccionados.
Finalización de la conciliación
Cierra el proceso de conciliación a la fecha de corte y traslada el saldo final del extracto como saldo inicial del siguiente período.
Ingrese el número de cuenta
F4 Lista las cuentas definidas
Intro Valida la consistencia de la conciliación, así:
- Saldo inicial + Movimientos débito - Movimiento crédito = Saldo final
- Saldo final = Saldo final digitado en la inicialización
- En la conciliación coincidan : Saldo final de los movimientos = Saldo final del extracto
F10 Confirma la finalización.
Resultados
Al finalizar la conciliación, el sistema valida que haya cuadre, que todas las cifras estén cuadradas, toma aquellos registros conciliados por movimiento y va y los marca al archivo de movimiento, al archivo de documentos fuente, para no permitir modificarlos ni eliminarlos posteriormente y para no incluirlos en la siguiente conciliación.
Aquellos que en el movimiento no tengan la marca de conciliado van a aparecer en la próxima conciliación.
Al finalizar la conciliación no se eliminan las partidas conciliadas de los archivos MOVBAN (movimiento bancario), MOVEXT (movimiento extracto), MOVBA1 (movimiento bancario conciliado manualmente) y MOVBEX (movimiento de extracto conciliado manualmente). Si no que se actualizan las fechas en que fueron conciliadas las partidas pero se conservan en dichos archivos para poder generar reportes históricos.
Flujograma de Finalizar conciliación
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