Tabla de contenido
Definición y registro de cuentas 3
Registro de movimiento y modificación de cuotas 4
Definición y generación de documento automático 5
Trabajar con detalles de documentos automáticos 7
Diferencias de acuerdo con el tipo de documento automático: 9
Esta solución tiene como propósito agilizar y controlar el manejo de los gastos diferidos y de los gastos pagados por anticipado por medio de documentos automáticos que permiten generar las amortizaciones por cada uno de los documentos base de un tercero.
Permite la generación de un informe de diferidos entre rango de fechas de las cuentas que se encuentren parametrizadas para tal fin.
Requisitos
Es importante que antes de iniciar la operación de diferidos se verifique la existencia de los parámetros en configuración (opción F10=Configuración de los parámetros generales) con las características que se describen a continuación:
Código: IDECLI
Descripción: Identificación cliente
Carácter de 1: H
Código: DIFCUO
Descripción: Amortiza primera cuota diferidos
Carácter de 1: S
Código: DIFHOR
Descripción: Diferidos Horizonte
Carácter de 1: S
Código: DOCDIF
Descripción: Informe de diferidos
Carácter de 1: S
Carácter de 12: Código del documento fuente con el que se causan
las compras de los gastos diferidos.
Carácter de 50: Código del documento fuente que registra las
amortizaciones.
Código: DIFERI
Descripción: Documentos de diferidos
Carácter de 1: S
Código: DIFER1
Subcodigo: 00001
Descripción: Amort. Primer mes, misma cuenta
Carácter de 1: S
Carácter de 12: Código del documento automático de diferidos que
amortiza a partir del primer mes y por la misma
cuenta de compras.
Código: DIFER2
Subcodigo: 00001
Descripción: Amort. Siguiente mes, misma cuenta
Carácter de 1: S
Carácter de 12: Código del documento automático de diferidos que
amortiza a partir del siguiente mes y por la misma
cuenta de compras.
Código: DIFER3
Subcodigo: 00001
Descripción: Amort. Primer mes, otra cuenta
Carácter de 1: S
Carácter de 12: Código del documento automático de diferidos que
amortiza a partir del primer mes y por una cuenta
diferente a la de compras.
Nota: Si se desea registrar mas documentos automáticos de amortización de diferidos dentro de alguna de las operaciones (primer o siguiente mes y por la misma cuenta o diferente) se debe crear el parámetro correspondiente (DIFER1, DIFER2 o DIFER3) las veces que sea necesario y cambiar el subcodigo de forma consecutiva.
Es importante que se defina un único documento fuente para el registro de los gastos diferidos y de igual manera un documento fuente exclusivo para la amortización de los mismos.
La operación de diferidos contempla los siguientes procesos:
Definición y registro de cuentas
Registro de movimientos y modificación de cuotas
Definición y generación de documento automático
Generación informe de diferidos
A continuación se describe cada uno de los procesos.
Definición y registro de cuentas
Las cuentas definidas para el registro de gastos diferidos y de sus amortizaciones deben parametrizarse de tal forma que la cuenta quede definida para el manejo de tercero con documento. Adicionalmente deben registrarse como cuentas de diferidos y definir si es cuenta de registro de compras, amortización o si se registra los dos tipos de movimiento. Para lo anterior se debe ingresar por la opción definición de cuentas del menú de instalación y
tener en cuenta las siguientes opciones:
Presenta las cuentas del plan que manejan diferidos
Agrega cada una de las cuentas del plan que van a manejar diferidos
Ingrese la cuenta contable
Lista las cuentas existentes en el plan
Valida que la cuenta ingresada exista en el plan y que sea de movimiento. Presenta la descripción de la cuenta.
Ingrese el tipo de cuenta.
Lista los tipos de cuenta posibles.
Amortización, compra o todas.
Graba la cuenta de diferidos.
Elimina una cuenta seleccionada para que no maneje diferidos.
Confirma la eliminación.
Registro de movimiento y modificación de cuotas
Cuando se ingresa movimiento a una cuenta que se encuentra registrada como cuenta de diferidos, se solicita información adicional referente al número de cuotas del documento. Por lo tanto después de confirmar con Intro los datos básicos de la cuenta , se solicitara el campo No. cuotas con el fin de determinar el número total de cuotas por las que se debe diferir el documento.
Si se desea modificar el número de cuotas de un documento, se debe ingresar a la opción modificación de documentos del menú de actualización y seguir con las siguientes instrucciones:
Ingrese los siguientes datos:
Campo | Descripción |
Cuenta | Código contable de la cuenta donde se registro el documento |
Tercero | Tercero al cual pertenece el documento |
Documento | Código, número del documento y número de vencimientos del documento base al cual se modificaran las cuotas. El número de vencimientos solo aplica para las cuentas que manejan vencimientos y se debe colocar el número de los mismos definidos durante la actualización de movimiento. |
Lista las cuentas existentes en el plan, los terceros existentes y los documentos base existentes para el tercero seleccionado y por la cuenta definida.
Confirma que la información registrada exista y despliega la siguiente
información del documento:
Campo | Descripción |
Saldo inicial | Valor inicial del documento. Campo informativo |
Saldo actual | Saldo actual del documento después de amortizaciones y ajustes. Campo informativo |
Fecha emisión | Fecha en la que se emitió el documento. Campo modificable |
Fecha de vencimiento | Fecha de vencimiento del documento. Campo modificable |
Número de cuotas | Número total de cuotas. Campo modificable |
Cuotas pendientes | Número de cuotas por amortizar. Campo modificable |
Acumulado ajustes | Valor de ajustes por inflación realizados al documento. Campo modificable |
El campo de cuotas pendientes se crea igual que el número de cuotas y se va actualizando de acuerdo a las amortizaciones realizadas al documento.
Confirma los cambios realizados a los campos modificables.
Definición y generación de documento automático
Con el fin de generar la amortización de los documentos base creados en las cuentas de diferidos se debe crear documentos automáticos. Para tal fin se debe ingresar a la opción definición de documentos automáticos del menú de instalación y seguir con el siguiente procedimiento:
Ingrese contabilidad (si no se encuentra matriculado en una)
Lista las contabilidades registradas en el sistema
Valida que la contabilidad exista
Crea o adiciona un documento automático
Ingrese el código del documento automático
Lista los documentos automáticos registrados
Valida que el código del documento automático no exista
Ingrese los siguientes datos:
CAMPO | CONTENIDO | |
Descripción | Descripción del documento automático | |
Nivel de seguridad (1 - 9) | Este nivel de seguridad va directamente relacionado con el nivel que se le definió a cada usuario en el módulo de seguridad para documentos. Este documento automático lo puede ejecutar cualquier usuario al que se le haya definido un nivel de seguridad igual o superior al que se le defina en este campo. Condición: Obligatoria | |
Documento fuente | Código del documento fuente que va a generar esta clase de documento automático Requisitos: Este documento se define en el menú "Definición de tablas", en la opción "Documentos fuente". Condición: Obligatoria | |
Forma del documento | Código de la forma asociada al documento fuente Requisitos: Esta forma de documento se define en el menú "Definición de tablas", en la opción "Formas de documentos fuente". Condición: Obligatoria | |
Tipo de documento | Permite escoger la clase de documento automático que se requiere:
| |
Periodo inicial | Año y el mes a partir de los que se empieza a contabilizar el documento. Condición: Obligatoria | |
Periodo final | Año y el mes a partir del cual se suspende la contabilización. Condición: Opcional | |
Ultimo periodo generado | Este campo es actualizado por el sistema y controla hasta qué fecha se ha contabilizado el documento. Condición: Opcional | |
Periodicidad (00-12) | 00 En Cualquier Momento 01 Mensual 02 Bimensual 03 Trimestral 04 Cada Cuatro Meses | 05 Cada Cinco Meses 06 Semestral 07 Cada Siete Meses 08 Cada Ocho Meses 09 Cada Nueve Meses |
Determina cada cuántos meses se debe contabilizar el documento. Condición: Obligatoria, si por algún motivo se llega a dejar este campo en blanco, el sistema toma por default el código 00 En cualquier momento, y lo coloca en este campo. | ||
Fecha de generación | Determina el momento del mes en el que se debe contabilizar el documento.
Condición: Obligatoria | |
Día de generación | Determina el día exacto del mes en el que se debe contabilizar el documento. Condición: Opcional | |
Con cuenta base. | El indicador S define una cuenta base para el cálculo de la amortización. Esta no será afectada por la transacción sino que operará sólo como base; las cuentas que se afectan serán la origen y la destino. El indicador N no define cuenta base para el calculo de amortizaciones. Para las operaciones que amortizan por una cuenta diferente a la cuenta de la compra, este indicador debe estar en S. Condición: Obligatoria | |
Lista los campos documento fuente, forma de documento, tipo de documento, periodicidad y fecha de generación del documento.
Pasa a la pantalla Trabajar con detalles, la cual es explicada más adelante como opción "12 = Detalles".
Modifica la información definida para un documento en particular
Lista: Documento fuente, Forma de documento, Tipo de documento,
Período inicial, Periodicidad y Fecha de generación.
Valida las modificaciones realizadas y actualiza el documento
Copia los atributos de un determinado documento automático en otro,
con diferente código.
Seleccione el documento a copiar
Ingrese el código del nuevo documento
¡Error! No se pueden crear objetos modificando códigos de campo. Valida que el nuevo código no exista y realiza la copia.
Elimina un documento
Confirma la eliminación
Genera un informe en el Spool con el detalle del documento automático.
Trabajar con detalles de documentos automáticos
Trabajar con detalles de documentos automáticos
Agrupa las funciones y opciones que permiten actualizar los detalles del documento automático seleccionado. Esta pantalla se despliega también, cuando se ha actualizado un documento automático.
De manera general presenta las siguientes funciones y opciones que se relacionan enseguida, pero cuando se actualiza un detalle, algunas pantallas presentan diferentes datos, los cuales se explican mas adelante.
Agrega detalles de documentos automáticos
Ingrese los siguientes datos:
CAMPO | CONTENIDO |
Cuenta base | Código cuenta contable que se tomara como base para el calculo de las amortizaciones. Este campo se solicita si se definió el indicador con cuenta base en S. Condición: Obligatoria |
Control de saldo | Si se define el indicador en S se controla que los movimientos generados por el documento automático no sean superiores al saldo de la cuenta. Condición: Obligatoria |
Inclusión de centro | E excluye un centro de costo especifico I incluye un centro especifico para la cuenta base T toma como base todos los centros de costo de la cuenta Condición: Obligatoria, siempre y cuando la cuenta maneje centros |
Inclusión de tercero | E excluye un tercero especifico (se debe definir el tercero) I incluye un tercero especifico para la cuenta base (se debe definir el tercero) T toma como base todos los terceros de la cuenta Condición: Obligatoria |
Inclusión documento | E excluye un documento base especifico (se debe definir el doc. base) I incluye un documento base especifico para la cuenta base (se debe definir el documento base) T toma como base todos los documentos base de la cuenta Condición: Obligatoria |
Cuenta origen | Código de la cuenta contable donde se registrara las amortizaciones. Si se definió el indicador con cuenta base en N, la cuenta origen es la misma cuenta base. Condición: Obligatoria |
Signo | Signo con el que afectara el movimiento generado la cuenta |
Inclusión de centro | |
Inclusión tercero | |
Inclusión documento | |
Cuenta destino | |
Inclusión de centro | |
Inclusión de tercero | |
Inclusión documento |
Define las cuentas
Ingrese los siguientes datos
Cuenta base
Centro
Lista las cuentas y los centros registrados en el sistema
Valida que la cuenta admita centros de costo
Ingrese los datos correspondientes al tipo de documento automático que haya creado. (Estas descripciones de campos se relacionan en la tabla que aparece a continuación).
Lista el contenido de los campos que tengan *
Valida que la información sea válida
Graba el detalle de documento automático.
Modifica un detalle de documento automático seleccionado
Valida las modificaciones y actualiza el detalle de documento automático
Insertar una cuenta entre dos que ya se hayan constituido.
Elimina un detalle de documento automático seleccionado
Confirma la eliminación
Diferencias de acuerdo con el tipo de documento automático:
Los campos que presentan los detalles de documento automático son esencialmente los mismos para los tipos de documento:
1- Valor fijo
2- Porcentaje
4- Traslado de saldos
5- Ajuste por diferencia en cambio
6- Ajuste por inflación
7- Amortización de diferidos
CAMPO | CONTENIDO |
Cuenta origen | Código de la cuenta que quiere afectar. Nota: Se puede definir en un mismo documento automático múltiples cuentas origen y destino, sin embargo, el resultado final es independiente por cada una de las cuentas origen definidas. Las cuentas origen pueden ser de movimiento o cuentas "padre" de movimiento, en cuyo caso se tomarán todas las que dependen de ésta. La cuenta destino debe ser siempre de movimiento. Requisitos: La cuenta debe admitir movimiento. Condición: Obligatoria |
Signo del movimiento | Fija si la transacción es débito o crédito. Condición: Obligatoria |
Control de saldo | Verifica que el saldo del documento no se cambie de naturaleza en el momento de su contabilización. Condición: Obligatoria |
Inclusión de centro (I/E/T ) | Determina si en la actualización qué centros de costo se incluyen .
Condición: Obligatoria. para la cuenta origen |
Inclusión tercero (I/E/T) | Determina si en la actualización qué terceros se incluyen .
Condición: Obligatoria. para la cuenta origen |
Inclusión documento | Determina si en la actualización qué documentos se incluyen .
Condición: Obligatoria. para la cuenta origen |
Valor | Monto de la transacción en dinero. Condición: Obligatoria para documentos automáticos tipo 1 |
Porcentaje | Porcentaje que va a aplicar al otro centro obligatorio. Condición: Obligatoria para documentos automáticos tipo 2 |
Cuenta destino | Código de la cuenta contrapartida de la operación. Requisitos: Tanto los centros, como las cuentas deben admitir movimiento. |
Inclusión de centro (M/U) | M Toma el mismo centro de la cuenta origen U Toma un centro específico, el cual se debe digitar |
Inclusión de tercero (M/U) | M Toma el mismo centro de la cuenta origen U Toma un centro específico, el cual se debe digitar |
Inclusión de documento (M/U) | M Toma el mismo centro de la cuenta origen U Toma un centro específico, el cual se debe digitar, se debe seleccionar el documento, indicarle el número del mismo y el vencimiento que presenta. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja tercero con documento. |
Detalle de documento automático de tipo 3- Distribución de centros
CAMPO | CONTENIDO |
Cuenta base | Código de la cuenta contable de la cual se va a tomar el valor de centro de costo a distribuir, sin afectar su saldo. Requisitos: La cuenta debe manejar centros de costo. |
Centro origen | Código del centro de costo del cual se tomará su valor a distribuir. Requisitos: El centro debe ser de movimiento. Condición: Obligatoria |
Porcentaje | Porcentaje que desea distribuir del centro de costo origen. |
Centro destino | Código del centro de costo al cual se llevará el monto del porcentaje indicado a distribuir. Requisitos: El centro debe ser de movimiento. Condición: Obligatoria |
Valida los datos ingresados y graba el detalle de documento automático
INFORME DE DIFERIDOS
Informe de diferidos
Este informe corresponde a las cuentas con las que se ha establecido la generación de los documentos automáticos del tipo 7 Amortización de diferidos que se hayan generado en el período, para la contabilidad en que esté matriculado.
F10 Confirma el proceso para la generación de la relación de diferidos del período.
El informe generado presenta cada una de las cuentas que manejan diferidos, con los documentos y terceros de manera individual, con los siguientes detalles:
COLUMNA | CONTENIDO |
Emisión | Fecha de emisión en formato AAAAMMDD, que generó el concepto |
Tercero Nombre del Tercero | Identificación y Nombre del Tercero |
Documento | Tipo y número del documento base que soporta la transacción |
No. meses | Cantidad de meses en la cual va a ser diferido el gasto |
Valor Inicial | Valor Inicial que se va a diferir |
Acumulado ajustes | Acumulado ajustes ocasionados por la inflación |
Amortización Acumulada | Acumulado de las amortizaciones realizadas al rubro correspondiente |
Saldo x amortizar | Cantidad restante que falta por amortizar después del último pago |
Ajustes del mes | Ajustes por la inflación ocasionados para el período |
Amortización del mes | Amortización realizada en el período al rubro |
Meses x amort. | Número de meses que faltan por amortizar |
Total | Acumulado de los items correspondientes para cada cuenta |
Total General | Acumulado general de todas las cuentas que manejan diferidos. |
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