01.04 Definición de cuentas

DEFINICION DE CUENTAS

 

 

Definición de cuentas

 

Define las cuentas que conforman el plan contable de la empresa.

 

Intro     Permite el posicionamiento y la búsqueda de las cuentas por código de cuenta

F13     Permite el posicionamiento y la búsqueda de las cuentas por nombre.

F14     Desactiva cualquier tipo de cuenta, para una contabilidad específica.

Ingrese el número de la contabilidad (si no se encuentra matriculado en una)

     1     Seleccione la cuenta que desea desactivar

         Intro     Desactiva la cuenta

F15     Presenta las cuentas del plan que manejan diferidos

     F6     Agrega cada una de las cuentas del plan que van a manejar diferidos

Ingrese la cuenta contable

     F4     Lista las cuentas existentes en el plan

     Intro     Valida que la cuenta ingresada exista en el plan, que sea de movimiento y que no haya sido agregada como cuenta que maneje diferidos. Presenta la descripción de la cuenta.

     Intro     Graba la cuenta tributaria.

     4     Elimina una cuenta seleccionada para que no maneje diferidos.

     F23     Confirma la eliminación.

F16     Presenta las cuentas del plan que corresponden a cuentas de caja

     F6     Agrega cada una de las cuentas del plan que son cuentas de caja

Ingrese la cuenta contable

     F4     Lista las cuentas existentes en el plan

     Intro     Valida que la cuenta ingresada exista en el plan, que sea de movimiento y que no haya sido agregada como cuenta de caja. Presenta la descripción de la cuenta.

     Intro     Graba la cuenta tributaria.

     4     Elimina una cuenta seleccionada para que no sea de caja.

     F23     Confirma la eliminación.

F17     Presenta las cuentas del plan que corresponden a cuentas tributarias

     F6     Agrega cada una de las cuentas del plan que son cuentas tributarias

Ingrese la cuenta contable

     F4     Lista las cuentas existentes en el plan

     Intro     Valida que la cuenta ingresada exista en el plan, que sea de movimiento y que no haya sido agregada como cuenta tributaria. Presenta la descripción de la cuenta.

     Intro     Graba la cuenta tributaria.

     4     Elimina una cuenta seleccionada para que no sea de caja.

     F23     Confirma la eliminación.

F6         Define las cuentas de primer nivel, cuentas mayores y cuentas de movimiento.

    Ingrese el código de la cuenta

     F4     Lista las cuentas registradas en el sistema

     Intro     Valida que la cuenta no exista y que el número de caracteres coincida con los de la cuenta anterior. (padre).

            Ingrese los siguientes datos:

 

Nombre de la cuenta	CARACTERÍSTICAS DEL SIGUIENTE NIVEL
Cuenta anterior	Numero de caracteres
Nivel de la cuenta (salida)	Maneja presupuesto
Clase de cuenta (salida)	Cuenta de movimiento
Naturaleza del saldo

 

CAMPO	CONTENIDO
Cuenta	Código que tendrá la cuenta Condición: Obligatoria
Nombre de la Cuenta	Descripción que tendrá la cuenta Condición: Obligatoria
Cuenta anterior	A partir del segundo nivel, muestra por DEFAULT la cuenta inmediatamente anterior.
Nivel de la cuenta	Identificación del nivel en que está la cuenta, dentro de la estructura jerárquica.
Clase de cuenta	Código    Descripción 1 Activo 2 Pasivo 3 Patrimonio 4 Ingresos Condición: Obligatoria	Código    Descripción 5 EGRESOS 6 GASTOS 7 CUENTAS FIDUCIARIAS 8 CUENTAS DE ORDEN
Naturaleza del saldo	Indicador D= débito o C= crédito Condición: Obligatoria
Número de caracteres	Número de caracteres que tendrá el siguiente nivel; se debe tener en cuenta los que ya se han utilizado. Condición: Obligatoria
Maneja presupuesto (S/N)	Indicador que establece si las cuentas del siguiente nivel, manejan o no presupuesto. Este es el presupuesto comercial. Condición: Obligatoria
Cuenta es de movimiento (S/N)	Establece si las cuentas del siguiente nivel son o no de movimiento. Condición: Obligatoria
*** Si el siguiente nivel es de movimiento o si es una cuenta de movimientos, requiere datos adicionales.
Maneja centro de costo (S/N)	Indica que si maneja centro de costo, en el momento de capturar la información nos va a pedir el campo de centro de costo como obligatorio. Condición: Opcional
Cuenta de terceros (S/N)	Implica que en el momento de capturar la información, se le debe colocar el nit del tercero como campo obligatorio. Condición: Opcional
Clase de tercero	Tercero bancario Tercero con documentos Tercero sencillo Condición: Obligatoria
Maneja Vencimientos	Este campo es solo para las cuentas que manejan terceros con documentos y en el momento de capturar la información, El sistema va a pedir la fecha de emisión, fecha de vencimiento, número de vencimientos y días de vencimiento del documento.
Cuenta de iva o retención	I Cuenta de iva N Cuenta no maneja iva/retención R Cuenta de retención Si es cuenta de iva o retención, en el momento de crear las características de la cuenta en detalle, va a aparecer un campo en el cual hay que colocar el porcentaje que se le va a aplicar a esta cuenta; y el límite máximo de retención
Tipo de cuenta	1 Monetaria: Cuentas que mantienen su valor a través del tiempo. 2 No Monetaria: Cuentas que han perdido su valor real con el tiempo. Para efectos de poder ajustar por inflación, se define como no monetarias las cuentas a las cuales se les van a realizar estos ajustes. 3 Cuenta De Ajuste : Cuentas que se tienen manejo en otras monedas y por lo tanto se les practica un ajuste por diferencia en cambio al finalizar el periodo.
Tipo de tasa de cambio	1 Histórica Dada 2 Histórica Calculada 3 Al Cierre 4 Promedio 1 5 Promedio 2	6 Promedio 3 7 Solo Pesos 8 Histórica Calculada - Tasa 2 9 Histórica Calculada En Pesos
	La definición de cada uno de estos tipos de tasa de cambio, está especificado en el menú "Definición de parámetros", opción "Parámetros generales" de este manual.

 

     F4         Lista las clases de cuentas

     Intro     Valida los datos ingresados y graba la cuenta

2     Cambia la información concerniente a la cuenta seleccionada, bien sea cuentas de primer nivel, cuentas mayores o cuentas de movimiento.

     Intro     Valida los cambios realizados y presenta los datos adicionales de la cuenta

     Intro     Valida los cambios realizados y graba la cuenta

4     Elimina una cuenta seleccionada. Valida que la cuenta no presente movimiento.

Intro     Presenta la información de la cuenta y el mensaje: ¿Está seguro? S o N.

Ingrese S ó N si desea o no eliminar la cuenta seleccionada.

     Intro     Confirma la eliminación si se ha digitado S

13     Desactiva aquellas cuentas que aunque han tenido movimiento, no se están usando actualmente. Para que esto sea posible sus saldos se deben encontrar en cero.

     Intro         Valida que la cuenta tenga sus saldos en 0 cero.

        ¿Está seguro? S o N.

        Confirma la desactivación de la cuenta

14         Activa aquellas cuentas que no se estaban usando, es decir que se encuentran desactivadas

15         Permite la descomposición de una cuenta de movimiento, para asociarle otras cuentas de las mismas características.

    Ingrese la cuenta a descomponer

     F4     Lista las cuentas registradas en el sistema

         Intro     Selecciona la cuenta y valida que ésta sea de movimiento.

             F10     Confirma la descomposición de la cuenta.

16                 Permite seleccionar una cuenta para que maneje Centros de Costo. Esto se hace en el evento que la cuenta a la que se le vaya a colocar dicha condición, se haya creado sin habérselo indicado y que además ya presente movimiento. Valida que la cuenta sea de movimiento y que no maneje centro de costo.

Ingrese el centro de costo que va a asignar a la cuenta contable.

     F4             Lista los centros de costo existentes en el sistema para seleccionar uno.

     Intro         Valida que centro de costo no se deje en blanco y que exista

     F10             Valida nuevamente y confirma la conversión de la cuenta

17     Cambiar características de cuenta – Colfondos

    Cambiar características de cuenta – Protección