01.07 Definicion de documentos automáticos

DEFINICION DE DOCUMENTOS AUTOMATICOS

 

 

Definición de documentos automáticos

 

Crea los comprobantes para transacciones que se presentan de manera repetitiva en la contabilidad.

Éstos se pueden ejecutar en forma automática en el momento que se desee.

 

Ingrese contabilidad (si no se encuentra matriculado en una)

F4             Lista las contabilidades registradas en el sistema    

Intro             Valida que la contabilidad exista

     F6         Crea o adiciona un documento automático    

        Ingrese el documento automático

         F4     Lista los documentos automáticos registrados

             Intro     Valida que el documento automático no exista

            Ingrese documento automático base, para tomar los datos de un documento ya creado.

            

                Ingrese los siguientes datos:

Descripción	Período final
Nivel de seguridad	Último período generado
Documento fuente	Periodicidad
Forma del documento	Fecha de generación
Tipo de documento	Día de generación
Período inicial

             F4         Lista los campos documento fuente, forma de documento, tipo de documento, periodicidad y fecha de generación del documento.

     Intro         Valida los datos ingresados y graba el documento automático

        

CAMPO	CONTENIDO
Documento fuente	Código del documento fuente que va a generar esta clase de documento automático Requisitos: Este documento se define en el menú "Definición de tablas", en la opción "Documentos fuente". Condición: Obligatoria
Nivel de seguridad (1 - 9)	Este nivel de seguridad va directamente relacionado con el nivel que se le definió a cada usuario en el módulo de seguridad para documentos. Este documento automático lo puede ejecutar cualquier usuario al que se le haya definido un nivel de seguridad igual o superior al que se le defina en este campo. Condición: Obligatoria
Forma del documento	Código de la forma asociada al documento fuente Requisitos: Esta forma de documento se define en el menú "Definición de tablas", en la opción "Formas de documentos fuente". Condición: Obligatoria
Tipo de documento	Permite escoger la clase de documento automático que requiere: 01 VALOR FIJO: Define transacciones que trasladan un valor fijo de una cuenta a otra. 02 PORCENTAJE. Define transacciones que trasladan un porcentaje de una base (que se define mas adelante) de una cuenta a otra. 03 DISTRIBUCIÓN DE CENTROS. Distribuye el saldo de una determinada cuenta en varios centros. 04 TRASLADO DE SALDOS. Genera el comprobante contable de la cancelación de las cuentas de resultado que se hace al finalizar el período contable. Por ejemplo, cuando se realiza retención a varios terceros y para que quede en cero el saldo de todos ellos, se traslada el valor individual de retención de cada uno a la cuenta del tercero: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Tipo de documento	05 AJUSTE DIFERENCIA EN CAMBIO: Contabiliza la diferencia en cambio de todas aquellas cuentas que se han definido con tipo de tasa de cambio histórica dada o calculada, es decir cuando hay cuentas que manejan su movimiento en otra moneda y en pesos y se desea que calcule la diferencia del valor de la fecha en que se capturó el movimiento al último día del mes. 06 AJUSTE POR INFLACIÓN: Contabiliza los ajustes por inflación a todas aquellas cuentas que lo requieran, por ejemplo: cuentas no monetarias que se les va a aplicar el PAAG. 07 AMORTIZACION DE DIFERIDOS: Contabiliza conceptos de otros activos como los gastos pagados por anticipado o los cargos diferidos. Estos gastos se difieren y se van amortizando período a período, hasta que el valor por el cual fue creado, queda completamente cubierto. Se aplica esencialmente a los gastos pagados por anticipado como son los arriendos por un período mayor al mes y seguros entre otros. Son ru-bros dentro del balance que presentan una duración superior a un año. Condición: Obligatoria
Periodo inicial	Año y el mes a partir de los que se empieza a contabilizar el documento. Condición: Obligatoria
Periodo final	Año y el mes a partir del cual se suspende la contabilización. Condición: Opcional
Ultimo periodo generado	Este campo es actualizado por el sistema y controla hasta qué fecha se ha contabilizado el documento. Condición: Opcional
Periodicidad (00-12)	00 En Cualquier Momento 01 Mensual 02 Bimensual 03 Trimestral 04 Cada Cuatro Meses	05 Cada Cinco Meses 06 Semestral 07 Cada Siete Meses 08 Cada Ocho Meses 09 Cada Nueve Meses
	Determina cada cuántos meses se debe contabilizar el documento. Condición: Obligatoria, si por algún motivo se llega a dejar este campo en blanco, el sistema toma por default el código 00 En cualquier momento, y lo coloca en este campo.
Fecha de generación	Determina el momento del mes en el que se debe contabilizar el documento. 1 Al Inicio Del Mes 2 Al Final Del Mes 3 Un Día Del Mes Seleccionado Condición: Obligatoria
Día de generación	Determina el día exacto del mes en el que se debe contabilizar el documento. Condición: Opcional

    

Para determinados tipos de documentos, el sistema pide campos específicos así:

 

CAMPO	CONTENIDO
Tipo de documento 02 PORCENTAJE
Base del porcentaje.	Define la base que el documento tomará para el cálculo del valor. Saldo: Valor que tenga la cuenta definida. Movimiento neto: Valor neto que resulte de tomar los débitos y restar los créditos del período definido. Débitos: Sumatoria de todos los débitos del período determinado. Créditos: Sumatoria de todos los créditos del período determinado. Saldo Inicial. Condición: Obligatoria
Con cuenta base.	Define la cuenta base para el cálculo del porcentaje. Esta no será afectada por la transacción sino que operará sólo como base; las cuentas que se afectan serán la origen y la destino. Condición: Obligatoria
Tipo de documento 04 TRASLADO DE SALDOS
Cuenta de utilidad.	Código de la cuenta donde va a quedar acumulada la utilidad del período, después de hacer la cancelación de las cuentas de resultado. Condición: Obligatoria
Centro de costo	Si la cuenta maneja centro de costo Condición: Obligatoria
Tercero.	Tercero en el que se refleja la utilidad. Condición: Obligatoria
Tipo de documento 06 AJUSTE POR INFLACIÓN
Moneda de ajuste	Tipo de moneda a utilizar en el documento automático.

 

Intro     Pasa a la pantalla Trabajar con detalles, la cual es explicada más adelante como opción "12 = Detalles".

2     Modifica la información definida para un documento en particular

        Ingrese el código del documento

     F4     Lista: Documento fuente, Forma de documento, Tipo de documento, Período inicial, Periodicidad y Fecha de generación.

     Intro         Valida las modificaciones realizadas y actualiza el documento

3             Copia los atributos de un determinado documento automático en otro, con diferente código.

            Seleccione el documento a copiar

            Ingrese el código del nuevo documento

     Intro         Valida que el nuevo código no exista y realiza la copia.

4             Elimina un documento

        Ingrese el código del documento

     F4         Lista los documentos registrados en el sistema

         Intro     Valida que el documento exista

     F23         Confirma la eliminación

6             Genera un informe en el Spool con el detalle del documento automático.

12                 Trabajar con detalles de documentos automáticos

 

Trabajar con detalles de documentos automáticos

 

Agrupa las funciones y opciones que permiten actualizar los detalles del documento automático seleccionado. Esta pantalla se despliega también, cuando se ha actualizado un documento automático.

De manera general presenta las siguientes funciones y opciones que se relacionan enseguida, pero cuando se actualiza un detalle, algunas pantallas presentan diferentes datos, los cuales se explican mas adelante.

 

Con la definición de documentos automáticos también está relacionada una funcionalidad que facilita y agiliza el Manejo de diferidos – Desarrollo especial Horizonte

 

F6         Agrega detalles de documentos automáticos

Ingrese la cuenta origen

Define las cuentas

                Ingrese los siguientes datos

Cuenta base

Centro

F4                 Lista las cuentas y los centros registrados en el sistema

     Intro         Valida que la cuenta admita centros de costo

             

Ingrese los datos correspondientes al tipo de documento automático que haya creado. (Estas descripciones de campos se relacionan en la tabla que aparece a continuación).

     F4     Lista el contenido de los campos que tengan *

         Intro     Valida que la información sea válida

        Graba el detalle de documento automático.

2         Modifica un detalle de documento automático seleccionado

     Intro     Valida las modificaciones y actualiza el detalle de documento automático

3         Insertar una cuenta entre dos que ya se hayan constituido.

4         Elimina un detalle de documento automático seleccionado

     F23     Confirma la eliminación

 

 

Los campos que presentan los detalles de documento automático son esencialmente los mismos para los tipos de documento:

1- Valor fijo

2- Porcentaje

4- Traslado de saldos

5- Ajuste por diferencia en cambio

6- Ajuste por inflación

7- Amortización de diferidos

 

CAMPO	CONTENIDO
Cuenta origen	Código de la cuenta que quiere afectar. Nota: Se puede definir en un mismo documento automático múltiples cuentas origen y destino, sin embargo, el resultado final es independiente por cada una de las cuentas origen definidas. Las cuentas origen pueden ser de movimiento o cuentas "padre" de movimiento, en cuyo caso se tomarán todas las que dependen de ésta. La cuenta destino debe ser siempre de movimiento. Requisitos: La cuenta debe admitir movimiento. Condición: Obligatoria
Signo del movimiento	Fija si la transacción es débito o crédito. Condición: Obligatoria
Control de saldo	Verifica que el saldo del documento no se cambie de naturaleza en el momento de su contabilización. Condición: Obligatoria
Inclusión de centro (I/E/T )	Determina si en la actualización qué centros de costo se incluyen . Incluye (I): Si la cuenta origen maneja centros de costo, se debe indicar qué centro de costos se incluye, si se desea afectar un solo centro de costo. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja centros de costo. Excluye (E): Si la cuenta origen maneja centros de costo, se debe indicar qué centro de costos se excluye, si se desea excluir de todos los centros uno solo. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja centros de costo. Todos(T): Indica que toma todos los centros de costos que han presentado movimiento en la cuenta origen Condición: Obligatoria. para la cuenta origen
Inclusión tercero (I/E/T)	Determina si en la actualización qué terceros se incluyen . Incluye (I): Si la cuenta origen maneja terceros, se debe indicar qué tercero se incluye, si se desea afectar un solo tercero. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja terceros. Excluye (E): Si la cuenta origen maneja terceros, se debe indicar qué tercero se excluye, si se desea excluir de todos los terceros uno solo. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja terceros. Todos (T): Indica que toma todos los terceros que han presentado movimiento en la cuenta origen Condición: Obligatoria. para la cuenta origen
Inclusión documento	Determina si en la actualización qué documentos se incluyen . Incluye (I): Si la cuenta origen maneja tercero con documento, se debe indicar qué documento se incluye, si se desea afectar un solo documento. Se debe seleccionar el documento, indicarle el número del mismo y el vencimiento que presenta. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja documentos. Excluye: Si la cuenta origen maneja documentos, se debe indicar qué documento se excluye, si se desea excluir de todos los centros uno solo Se debe seleccionar el documento, indicarle el número del mismo y el vencimiento que presenta. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja tercero con documento. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja tercero con documento. Todos: Indica que toma todos los documentos que han presentado movimiento en la cuenta origen Condición: Obligatoria. para la cuenta origen
Valor	Monto de la transacción en dinero. Condición: Obligatoria para documentos automáticos tipo 1
Porcentaje	Porcentaje que va a aplicar al otro centro obligatorio. Condición: Obligatoria para documentos automáticos tipo 2
Cuenta destino	Código de la cuenta contrapartida de la operación. Requisitos: Tanto los centros, como las cuentas deben admitir movimiento.
Inclusión de centro (M/U)	M    Toma el mismo centro de la cuenta origen U    Toma un centro específico, el cual se debe digitar
Inclusión de tercero (M/U)	M    Toma el mismo centro de la cuenta origen U    Toma un centro específico, el cual se debe digitar
Inclusión de documento (M/U)	M    Toma el mismo centro de la cuenta origen U    Toma un centro específico, el cual se debe digitar, se debe seleccionar el documento, indicarle el número del mismo y el vencimiento que presenta. No está disponible cuando la cuenta origen no maneja tercero con documento.

 

Detalle de documento automático de tipo 3- Distribución de centros

 

CAMPO	CONTENIDO
Cuenta base	Código de la cuenta contable de la cual se va a tomar el valor de centro de costo a distribuir, sin afectar su saldo. Requisitos: La cuenta debe manejar centros de costo.
Centro origen	Código del centro de costo del cual se tomará su valor a distribuir. Requisitos: El centro debe ser de movimiento. Condición: Obligatoria
Porcentaje	Porcentaje que desea distribuir del centro de costo origen.
Centro destino	Código del centro de costo al cual se llevará el monto del porcentaje indicado a distribuir. Requisitos: El centro debe ser de movimiento. Condición: Obligatoria

 

     Intro         Valida los datos ingresados y graba el detalle de documento automático