TRANSMISIÓN A LA SUPERINTENDENCIA
Crea el archivo de transmisión a la Superintendencia bancaria, establecido en la Circular Externa No. 057 de Agosto de 1.992 de la misma entidad y las modificaciones que con posterioridad a ésta se hayan presentado. Permite generar la transmisión identificando las cuentas para manejo con saldo en moneda nacional y moneda extranjera. Este menú presenta las siguientes opciones:
Definir encabezado
Trabajar con identificación contabilidad
Definir grupos de contabilidades a transmitir
Generar archivo a transmitir
Visualizar archivo a transmitir
Enviar archivo para ser unido
Unir archivo recibido
Por otro lado también se pueden generar por estas opciones los siguientes formatos requeridos por la Superbancaria, dependiendo del tipo de entidad que esté reportando (Fiduciarias, Fondos de Pensiones y Cesantías entre otras)
Crea el archivo de transmisión a la Superintendencia bancaria, establecido en la Circular Externa No. 083 de Diciembre de 2000 de la misma entidad, el cual aplica para Sociedades Fiduciarias.
Las opciones necesarias para la parametrización y generación del archivo de transmisión del formato 261, son:
Definir encabezado
Trabajar con identificación contabilidad
Transmisión formato 261
Permite definir y generar dentro del archivo de transmisión a la Superintendencia bancaria, los formatos establecidos en la Circular Externa No. 013 de 2003. Dicha transmisión solo aplica para las administradoras de fondos de cesantías y pensiones.
Las opciones necesarias para la parametrización y generación de los formatos 302 y 303, son:
Definir encabezado
Definir grupos de contabilidades a transmitir
Trabajar con formatos 302 y 303
Definir encabezado
Define la información básica del archivo de transmisión.
Ingrese los siguientes datos:
CAMPO | DESCRIPCION |
Tipo de entidad | Entidades definidas por la Superintendencia bancaria. Alfanumérico de 2 posiciones. Condición: Obligatoria |
Código de entidad | Código asignado por la Súper. Alfanumérico de 6 posiciones. Condición: Obligatoria |
Área de información | Clasificación de la información que se envía, definido por la Súper. Alfanumérico de 2 posiciones. Condición: Obligatoria |
Tipo de información | Tipo de informe que se va a enviar. Alfanumérico de 2 posiciones. Condición: Obligatoria |
Palabra clave | Asignada por la Súper. Alfanumérico de 10 posiciones. Condición: Obligatoria |
Intro Valida los datos y define el encabezado.
Define las cuentas contables de cada una de las contabilidades a trasmitir. Para la transmisión de cuentas con saldo en moneda nacional y extranjera, debe existir y estar activo el parámetro en configuración TRADMO, el cual debe tener las siguientes definiciones:
Código: TRADMO
Descripción: TRANSMISIÓN MONEDA NAL.- EXTRAN
Carácter de 1: S
Estando activo este parámetro, la opción de Trabajar con identificación de contabilidad permitirá definir las cuentas con manejo de saldo en moneda extranjera, con el fin de generar la transmisión con la clasificación de cuentas con saldos en moneda nacional y extranjera, definida por la Superintendencia.
F6 Define las contabilidades
Ingrese la contabilidad
F4 Lista las contabilidades registradas en el sistema
Campo | Contenido |
Contabilidad | Digite el código de la contabilidad que desea definir para transmitir. Verifica que la contabilidad no esté definida. Condición: Obligatoria |
Tipo | Código correspondiente al Tipo de registro que se va a transmitir, para este caso es 1, que corresponde al registro de encabezado del archivo. Condición: Obligatoria |
Código | Código de la entidad, establecido por la superintendencia bancaria Condición: Opcional |
Intro Valida que los datos sean correctos
Graba identificación de la contabilidad
2 Modifica la identificación de una contabilidad seleccionada.
Intro Valida los cambios realizados, y actualiza la identificación de la contabilidad.
4 Elimina la identificación de una contabilidad, que no se desee transmitir.
F23 Confirma la eliminación
12 Cuentas a trasmitir
13 Copia las cuentas de una contabilidad origen a una contabilidad destino
Ingrese la contabilidad destino
F4 Lista las contabilidades existentes en el sistema
Intro Valida que la contabilidad de destino exista y copia las cuentas
14 Definir formatos
15 Copia los formatos de la contabilidad origen (seleccionada) a una contabilidad destino
Ingrese la contabilidad destino
Intro Valida que la contabilidad destino exista
F10 Valida nuevamente y confirma la copia de los formatos a la contabilidad destino.
Selecciona las cuentas nacionales de la contabilidad seleccionada, que se incluirán dentro del informe de transmisión a la Superbancaria.
Se deben definir las cuentas solo hasta el nivel 6 (el cual es el nivel máximo a transmitir para el grupo de cuentas nacionales. Ejemplo:
1
11
1105
110510
F6 Define las cuentas que se trasmitirán y además permite establecer el signo (+ o -) con que va a ser transmitida independientemente de la naturaleza y el saldo que presente la cuenta. El signo se deja en blanco si se va a transmitir el resultado obtenido del saldo de acuerdo con su naturaleza. Seleccione la cuenta
F4 Lista las cuentas existentes en el plan
Intro Valida que la cuenta exista y que no vaya en blanco, valida que el signo corresponda a alguno de los valores + o -. Graba la cuenta a transmitir.
F15 Define las cuentas con manejo de saldo en moneda extranjera.
Esta opción solo estará activa si el parámetro en configuración TRADMO se encuentra creado y activo.
Para la definición de las cuentas extranjeras, se deberá dependiendo de las siguientes opciones:
1. Si todas las cuentas que dependan de una padre son tratadas como extranjeras, solo se define hasta el nivel 6 o nivel de la cuenta padre, como se muestra a continuación:
a. 1
b. 11
c. 1105
d. 110510
2. Si dentro del árbol de la cuenta padre, hay cuentas extranjeras y nacionales, se definirán de la siguiente manera:
a. 1
b. 11
c. 1105
d. 11051003
e. 11051015
Siendo las cuentas 11051003 y 11051015 las de movimiento dentro del árbol 110510.
Esta definición solo aplica para las extranjeras y de esta manera evitar la duplicidad en la generación del archivo plano.
F6 Define las cuentas con saldo en moneda extranjera y además permite establecer el signo (+ o -) con que va a ser transmitida independientemente de la naturaleza y el saldo que presente la cuenta. El signo se deja en blanco si se va a transmitir el resultado obtenido del saldo de acuerdo con su naturaleza. Seleccione la cuenta
F4 Lista las cuentas existentes en el plan de cuentas.
Intro Valida que la cuenta exista y que no vaya en blanco, valida que el signo corresponda a alguno de los valores + o - o puede dejarse en blanco si se desea trasmitir el resultado obtenido. Graba la cuenta a transmitir.
2 Permite modificar el código de una cuenta extranjera definida para transmitir y el signo (+ o -), con las mismas validaciones y resultado que cuando se está agregando.
4 Elimina una cuenta definida como saldo en moneda extranjera.
F23 Confirma la eliminación
2 Permite modificar el código de una cuenta nacional definida para transmitir y el signo (+ o -) con que va a ser transmitida independientemente de la naturaleza y el saldo que presente la cuenta. El signo se deja en blanco si se va a transmitir el resultado obtenido del saldo de acuerdo con su naturaleza. Intro Valida que la cuenta exista y que no vaya en blanco, valida que el signo corresponda a alguno de los valores + o – o puede dejarse en blanco si se desea trasmitir el resultado obtenido. Graba la cuenta a transmitir.
4 Elimina una cuenta a transmitir.
F23 Confirma la eliminación
Permite establecer los formatos utilizados para la contabilidad que se va a transmitir, asignados por la Superbancaria para cada tipo de entidad que debe transmitir información así: Tipo de entidad Formatos
Fiduciarias 261
Fondos de Pensiones y Cesantías 302 y 303
F6 Crea los formatos para la contabilidad que se esté trabajando
Campo | Contenido |
Formato | Código que va a asignar al formato, de acuerdo con la información a transmitir (261, 302 o 303 según el caso). Alfanumérico de 3 posiciones. Condición: Obligatoria |
Columna | Código que se le va a asignar a la columna. Alfanumérico de 2 posiciones. Condición: Obligatoria |
Unidad de Captura | Código que se le va a asignar a la unidad de captura. Alfanumérico de 2 posiciones. Condición: Obligatoria |
Subcuenta | Código que se le va a asignar a la columna. Alfanumérico de 3 posiciones. Condición: Obligatoria |
Secuencia | Consecutivo del registro asignado por el sistema. |
Intro Verifica que los datos ingresados sean correctos. Presenta los siguientes datos, que deben ingresarse
Campo | Contenido |
Cuenta | Código de la cuenta contable (Si el formato debe reportar el saldo de una cuenta o si esta será utilizada para una operación. Si se define cuenta no se debe definir valor). Condición: Obligatoria |
Valor | Monto asignado al registro del formato (Si es un monto fijo a reportar. Si se define valor el campo cuenta debe estar en blanco). Para la definición del formato 261 este campo no aplica. Condición: Opcional |
Signo | Signo + ó – . Condición: Obligatoria para los registros asociados a una operación o a un valor. Opcional para los registros asociados a una cuenta contable (Si se deja el signo en blanco, se coloca el signo de acuerdo al saldo y la naturaleza de la cuenta). |
No. Decimales | Número de decimales que se utilizan, puede ser 1, 2, 6 ó 8. Condición: Obligatoria |
Tipo de registro | F si es un registro normal del formato y O si corresponde a una operación entre registros. Condición: Obligatoria |
Se genera? (S/N) | S genera la información del registro dentro del archivo de transmisión. N No genera información del registro dentro del archivo de transmisión. Condición: Obligatoria. |
Intro Verifica que los datos ingresados sean correctos. Si el tipo de registro es O (operación) se presentan los siguientes datos que deben diligenciarse:
Campo | Contenido |
Operando 1 | Número de la secuencia del primer operando para realizar la operación. Condición: Obligatoria |
Operando 2 | Número de la secuencia del segundo operando para realizar la operación. Condición: Obligatoria |
Operador | + para realizar la suma de los dos operandos. – para realizar la resta de los dos operandos. Condición: Obligatoria. |
F4 Lista las cuentas contables, para seleccionar alguna de la lista
Intro Valida los datos y graba el formato
2 Modifica un formato seleccionado
Intro Confirma las modificaciones y actualiza el formato
4 Elimina un formato seleccionado
F23 Confirma la eliminación
El sistema agrupa las contabilidades que se van a enviar, con el fin de manejar un solo total.
F6 Permite adicionar los grupos de contabilidades a transmitir
F4 Lista los grupos de contabilidades existentes
Campo | Contenido |
Grupo | Código que se va a asignar al grupo de contabilidades a transmitir Condición: Obligatoria |
Descripción | Nombre del grupo de contabilidades Condición: Obligatoria |
Resumen de cuentas | Indicador S ó N, que establece si se incluye o no el resumen de cuentas. Condición: Voluntaria |
2 Permite modificar la descripción y el indicador de resumen de un grupo de contabilidades seleccionado.
Intro Confirma las modificaciones y actualiza el grupo
4 Elimina un grupo de contabilidades seleccionado
F23 Confirma la eliminación
12 Contabilidades. Permite actualizar las contabilidades que se van a asociar al grupo de transmisión.
F6 Permite agregar una contabilidad seleccionada al grupo de transmisión. Ingrese los siguientes datos:
Campo | Contenido |
Contabilidad | Código de la contabilidad que va a agregar al grupo. Condición: Obligatoria. |
Secuencia | Consecutivo que se va a asociar a la contabilidad que se agrega al grupo. Condición: Obligatoria. |
Incluye cuentas | |
Incluye formatos | Indicador S o N que establece si se incluyen o no los formatos. Condición: Obligatoria. Para efectos de la transmisión de los formatos 302 y 303 el indicador de incluye formatos debe estar en S, para las contabilidades sobre las cuales se van a generar dichos archivos. |
Intro Valida la información ingresada y graba la contabilidad al grupo de transmisión
2 Permite modificar la información de una contabilidad seleccionada.
4 Permite eliminar una contabilidad seleccionada del grupo.
F23 Confirma la eliminación de la contabilidad.
Permite generar el archivo de las contabilidades y las cuentas que se van a transmitir a la Superbancaria.
Seleccione con 1 el grupo de las contabilidades que desea generar el archivo de transmisión.
Intro Si se ha seleccionado un grupo, presenta una pantalla en la que se debe ingresar la Fecha de corte y se debe definir los indicadores de inclusión de cierre anual y otros cierres. El primer indicador establece si los saldos de las cuentas a reportar en los grupos de moneda total, nacional y extranjera serán afectados por los movimiento del documento de cierre anual (documento automático de tipo traslado de saldos con periodicidad anual y ejecutado en el ultimo periodo del año). El cierre anual solo afecta si se esta generando la información para el mes en el que se produjo dicho cierre. El indicador de inclusión de otros cierres, establece si los saldos de las cuentas a reportar en los grupos ya mencionados serán afectados por los movimientos de cierres trimestrales o semestrales (documento automático de tipo traslado de saldos con periodicidad trimestral o semestral, ejecutado dentro del año). Este tipo de cierres afectan cualquier periodo del año posterior o igual, al cual fue realizado el cierre respectivo. Por ejemplo, si se genera una transmisión del mes de octubre incluyendo otros cierres, los saldos se verán afectados por los cierres trimestrales o semestrales, realizados entre enero y octubre del mismo año.
Intro Valida que la fecha presente el formato AAAAMMDD y que los valores definidos para los indicadores de inclusión de cierres sean validos.
Actualiza los siguientes archivos en la biblioteca de datos:
Nombre del archivo | Contenido |
SUPAR1 | Registro único, con la identificación ante la Superbancaria de la empresa que realiza la transmisión |
SUPARC | Registros de las cuentas a transmitir del (los) grupo(s) de contabilidad(es) seleccionado(s) |
Genera adicionalmente el reporte de Validación de archivo a transmitir.
Si a alguna cuenta (nacional o extranjera) se le cambió el signo + o -, presentarán en el archivo el signo indicado, si se dejó en blanco, transmitirá el saldo obtenido de acuerdo con su naturaleza.
Muestra el archivo plano con los registros de las cuentas que se van a transmitir.
F1 Genera un reporte en el spool, del archivo que se ve en pantalla.
Permite unificar archivos a transmitir de diferentes bibliotecas, que así lo requieran.
Ingrese el Directorio destino o biblioteca, con el cual se desea unificar el archivo a transmitir.
Intro Valida que la biblioteca (Directorio destino) exista y realiza el envío de los archivos a transmitir a la otra biblioteca.
Permite confirmar la unificación de los archivos a transmitir una vez han sido enviados.
Ingrese S si está seguro de realizar la unificación de los archivos ó N si no lo está.
Intro Valida que el indicador corresponda a alguno de los valores. Realiza la unificación si el valor digitado es S.
Esta opción del menú de Transmisión a la Superintendencia, se presenta siempre y cuando se encuentre activa la variable de configuración FOR261 y aplica para las Sociedades fiduciarias.
Permite definir los terceros a reportar, generar y visualizar el archivo de transmisión del formato 261.
Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente menú:
Terceros a transmitir
Generar formato a transmitir
Consultar archivo a transmitir
Permite definir los terceros base a reportar en el formato 261.
F6 Crea un tercero a reportar en el formato 261.
Digite el código del tercero.
F4 Lista los terceros existentes en la base de terceros, para seleccionar
alguno de la lista.
Intro Verifica que el código ingresado sea correcto.
Presenta los siguientes datos, que deben ingresarse.
Campo | Contenido |
Tipo de identificación | Código del tipo de identificación del tercero a reportar, de acuerdo a los códigos establecidos por la superintendencia. Condición: Opcional |
Código CIIU | Código CIIU de la entidad a reportar. Condición: Opcional |
Código naturaleza jurídica | Condición: Opcional |
Código reestructurado | Condición: Opcional |
Código concurso de acreedores | Condición: Opcional |
Código acuerdo informal | Condición: Opcional |
Código de reportado | Condición: Opcional |
F4 Lista los tipos de identificación, para seleccionar alguno de la lista
Intro Valida los datos y graba el tercero
2 Modifica un tercero seleccionado
Intro Confirma las modificaciones y actualiza el tercero
4 Elimina un tercero seleccionado
F23 Confirma la eliminación
Genera el archivo a transmitir del formato 261.
Ingrese los siguientes datos:
Campo | Contenido |
Contabilidad | Código de la contabilidad donde se extraerá la información para la generación del archivo de transmisión. Condición: Obligatoria |
Tercero | Código del tercero a reportar. Condición: Obligatoria |
Fecha de corte | Fecha para la cual se desea generar el archivo de transmisión. Condición: Obligatoria |
F4 Lista las contabilidades y terceros a transmitir definidos, para seleccionar alguno de la lista
F10 Valida los datos y genera el archivo de transmisión
Visualiza por pantalla el archivo a transmitir generado.
F1 Envía una impresión al spool del archivo a transmitir generado.
Esta opción del menú de Transmisión a la Superintendencia, se presenta siempre y cuando se encuentre activa la variable de configuración FOR261. Aplica para los fondos de Pensiones y Cesantías.
Permite definir los registros de los formatos 302 y 303 con el fin de que en la generación se registre la información respectiva. La definición de los registros depende de la subcuenta que se esta definiendo, esto quiere decir que la información solicitada cuando se graba las subcuentas puede variar.
Antes de definir las instrucciones para grabar los registros de los formatos se aclara que los siguientes registros no se deben definir:
FORMATO 302:
· Unidad de captura 01, subcuenta 999 para las columnas 01, 02, 03 y 04.
· Unidad de captura 03, subcuentas 005, 010 y 015 para la columna 4.
FORMATO 303:
· Unidad de captura 01, subcuenta 015 para la columna 01.
· Unidad de captura 02, subcuentas 005, 010 y 015 para la columna 4.
Lo anterior debido a que estos registros reportan el resultado de operaciones entre registros del formato respectivo y dichas operaciones son realizadas internamente por el proceso.
A continuación se relaciona la forma de grabar los registros de los formatos y la información que se debe grabar de acuerdo a la subcuenta:
F6 Crea los registros que conforman los formatos 302 y 303. Solicita los siguientes campos:
Campo | Contenido |
Formato | Código que va a asignar al formato (302 o 303 para este caso). Alfanumérico de 3 posiciones. Condición: Obligatoria |
Unidad de Captura | Código de la unidad de captura que se va a definir. Alfanumérico de 2 posiciones. Condición: Obligatoria |
Subcuenta | Código que se le va a asignar a la subcuenta a definir. Alfanumérico de 3 posiciones. Condición: Obligatoria |
Columna | Código que se le va a asignar a la columna a definir. Alfanumérico de 2 posiciones. Condición: Obligatoria |
Secuencia | Consecutivo asignado por el sistema para las combinaciones de columna – unidad de captura – subcuenta, cuando se define mas de un registro para la misma combinación. |
Esta información es la única solicitada para los siguientes registros:
FORMATO 302:
· Unidad de captura 01, subcuentas 005, 010, 015 y 020 de la columna 4.
· Unidad de captura 02, subcuenta 015 de la columna 4.
Debido a que son registros de operación el sistema los calcula internamente, sin embargo es necesario definirlos para su generación en el archivo, aunque se solicitara la información básica descrita y no se solicitara la información complementaria que se relaciona a continuación.
Intro Verifica que los datos ingresados sean correctos. Presenta los siguientes datos adicionales, que deben ingresarse dependiendo de los datos suministrados:
Campo | Contenido |
Biblioteca | Nombre de la biblioteca donde se encuentra la información a generar para el registro. Si la información se encuentra en la misma biblioteca donde se esta definiendo la transmisión debe definirse la misma. Esta información es necesaria ya que el formato 302 requiere información de diferentes contabilidades que se pueden encontrar en bases separadas. |
Contabilidad | Código de la contabilidad de la biblioteca definida sobre la cual se extractara la información. |
Cuenta | Código de la cuenta contable de la biblioteca y contabilidad definida. Cuando aplica mas de una cuenta para una misma combinación de columna – unidad de captura – subcuenta, se debe agregar un registro de formato nuevo por cada cuenta que haga parte de esta combinación. |
Tipo de cuenta | Concepto de la cuenta que se esta definiendo, corresponde a como se identifica la cuenta definida. |
Suma o resta | Indicador + o -, que determina si la cuenta sumara o restara dentro de las cuentas definidas para una misma combinación de unidad de captura, subcuenta y columna de un mismo formato. |
Porcentaje a calcular | Porcentaje a aplicar al saldo de una cuenta, para los casos en los que se debe reportar solo una parte del saldo. Si se deja en blanco se asume que es el 100%. |
F4 Lista las contabilidades y las cuentas de la base definida, los tipos de cuenta existentes y la lista de valores para el indicador de suma y resta.
Intro Valida los datos y graba el registro.
2 Modifica un registro de formato seleccionado
Intro Confirma las modificaciones y actualiza el registro de formato
4 Elimina un registro de formato seleccionado
F23 Confirma la eliminación
A continuación se define qué campos son solicitados de acuerdo con las subcuentas a parametrizar:
· Unidad de captura 01, subcuentas 005, 010, 015 y 020 de las columnas 01, 02 y 03: Se solicitarán los campos biblioteca, contabilidad y cuenta. No se permite definir si no un registro con la combinación de unidad de captura, subcuenta y columna, lo que quiere decir que estos registros solo reportan el saldo de una cuenta especifica.
· Unidad de captura 02, subcuenta 005 de la columna 04: solicita todos los campos adicionales y se permite definir varios registros para esta combinación, con el fin de realizar el calculo del patrimonio básico de la entidad. Las cuentas que se definan como perdida del ejercicio, perdida acumulada, activos fijos y otros activos no monetarios, debe definirse con operación de resta, por lo tanto el campo: Suma o resta en la definición de los registros debe definirse como “-“ (resta). · Unidad de captura 02, subcuenta 010 de la columna 04: solicita todos los campos adicionales. Se debe definir solo las cuentas de valorizaciones (deben quedar definido como cuentas de valorizaciones en el indicador tipo de cuenta), ya que los ajustes por inflación de activos no monetarios son tomados de la subcuenta 005 de esta unidad, ya que allí ya son calculados (se toma por defecto el 50% del calculo realizado en la subcuenta 005). Para la definición de las valorizaciones se debe definir el porcentaje a tomar de la cuenta (50% en la actualidad).
· Unidad de captura 01, subcuentas 005 y 010 de la columna 01: Se solicitara todos los campos adicionales. Para la subcuenta 010 es necesario definir inicialmente la reserva de estabilización y posteriormente las demás cuentas que hagan parte de este registro.
· Unidad de captura 01, subcuenta 020 de la columna 01: Se solicitara los campos de biblioteca, contabilidad y cuenta.
Se debe tener en cuenta las observaciones relacionadas anteriormente en este manual, concernientes a las subcuentas que no son necesario definir y las que solicitan los campos básicos únicamente.
Después de la definición de los registros de los formatos la generación del archivo con los mismos se realiza normalmente por la opción de Generar archivo a transmitir del menú de transmisión.
Esta opción del menú de Transmisión a la Superintendencia, se presenta siempre y cuando se encuentre activa la variable de configuración FOR261. Aplica para las Sociedades fiduciarias.
Presenta las siguientes opciones:
Trabajar con formatos 304 y 305
Trabajar con fideicomisos formatos 305
Formato 304 - Declaración del control de ley relación de solvencia – Decreto 1797 de 1999 y
Formato 305 - Cifras base para el cálculo de los activos computables del control de ley margen de solvencia - Administración de seguridad social.
Para realizar la configuración y la generación de estos formatos, se debe crear la siguiente variable de configuración y dejarse activa:
Codigo ............. CIR13F
Subcodigo ..........
Descripcion ........ TRANSMISION FORMATOS 304 Y 305
Caracter de 1 ...... S
Caracter de 12 .....
Caracter de 50 .....
Secuencia ..........
Valor ..............
Al igual que para los formatos anteriores, presenta las funciones y opciones para actualizar cada uno.
Deben atenderse las instrucciones indicadas en la Circular externa 013 de Mayo 12 de 2.003 y en los anexos F.7000-16 y F.7000-17 para la definición de los formatos (Columna, Unidad captura, Subcuenta y Secuencia).
Permite establecer las características de los fideicomisos que deben reportarse en los formatos 305.
Ingrese:
Contabilidad de la cual se va a reportar el formato, luego se despliega una pantalla con los siguientes campos que también deben ingresarse.
Tipo Fideicomiso .
Código Fideicomiso
Ind. Consorcio
Tipo Consorciado .
Código Consorciado
Partic. Consorc.
F4 Lista las Contabilidades para seleccionar una.
Intro Valida la información ingresada y la graba.
