02.03 Actualización de movimiento

ACTUALIZACIÓN DE MOVIMIENTO

 

 

Actualización de movimiento

 

Captura el movimiento contable mediante las diferentes formas que se definieron para cada documento fuente.

 

Ingrese el número de la contabilidad (Numérico de 5 posiciones, 0 decimales), si no se encuentra matriculado en alguna.

 

F4         Lista las contabilidades registradas

 

     Intro     Valida que la contabilidad exista

 

1         Crea un movimiento contable

 

        Ingrese código del documento fuente (Alfanumérico de 2 posiciones)

 

     F4     Lista los documentos fuente existentes

 

     Intro     Valida que el documento fuente exista

        Ingrese la forma de documento fuente (Alfanumérico de 2 posiciones)

 

     F4     Lista las formas de documento fuente registradas

 

     Intro     Valida que la forma exista

        Ingrese la fecha (en formato AAMMDD)

 

     Intro     Valida que la fecha digitada sea posterior en un mes a la fecha del último cierre de la contabilidad en la que se esté trabajando.

 

Si se encuentra activa la variable de configuración MOVACT, se valida la fecha definida por el usuario contra la fecha del ultimo periodo cerrado mas el número de días o meses definidos en la variable mencionada. De acuerdo con lo anterior, si la contabilidad esta definida para cierre diario, se suma al ultimo día cerrado el número de días definido en la variable y si la fecha establecida por el usuario para la grabación del movimiento es superior a la calculada, no se permite la actualización del movimiento.

Si el tipo de cierre de la contabilidad es mensual, se suma al ultimo mes cerrado el número de meses definidos en la variable y si la fecha definida por el usuario para la grabación de movimiento es superior al mes y año calculado, no se permite la actualización del mismo.

 

         F6     Adiciona cada asiento de un movimiento realizado

            Ingrese la cuenta

 

         F4     Lista las cuentas definidas en la contabilidad en la que se esté trabajando

 

Dependiendo de cómo fue definida la cuenta seleccionada, aparecen o no ciertos campos.

 

Ingrese:

 

Centro	Valor otra moneda
Tercero	Valor débito o valor crédito
Documento base	Comentario
Inf. Tributaria	Fecha de emisión documento
Base IVA/RET	Fecha de vencimiento documento

 

         F5         Muestra el documento con todas las cuentas que han sido afectadas con el movimiento.

 

             Intro     Verifica que se ingresen todos los datos de acuerdo con las características de la cuenta y que dichos campos sean validos. Para registros de cuentas de retención: Si se encuentra activa la variable de configuración (menú de instalación, definición de parámetros, parámetros generales, F10 = configuración) CONBRE (carácter de 1 en S), se realiza el siguiente control: si el documento fuente y la forma por el cual se esta realizando la definición del registro, se encuentra definido en la tabla de documentos fuente sin control con tipo de control de retención, la base de retención puede quedar en 0 o puede ser no acorde al porcentaje definido para la cuenta y al movimiento definido. Si el documento no se encuentra registrado en dicha tabla para este tipo de control, se realiza las siguientes validaciones:

• El valor de la base del movimiento no puede ser 0.
  
• El valor del movimiento debe ser acorde a la base definida y el porcentaje definido para la cuenta, por lo tanto, si existe diferencia entre el valor definido y el calculo de la base por el porcentaje, se validara contra el valor definido en parámetros generales como máxima desviación para retención. Si es superior a dicho parámetro se recalcula el valor y se define en el correspondiente valor debito o crédito.
  

Si la variable no se encuentra definida o el carácter de 1 se encuentra en N, no se realiza los controles anteriores. Lo anterior aplica de la misma forma para la revisión y actualización de interfaces.

Para registros de cuentas con otra moneda: si la cuenta se encuentra definida con tipo de tasa de cambio 1-Histórica dada, se valida si el documento fuente y la forma se encuentran definidos en la tabla de documentos fuente sin control con el tipo de control Otra moneda, si es así el valor de moneda extranjera se puede definir en 0 de lo contrario se exige una valor diferente de 0. Lo anterior aplica de la misma forma para la revisión y actualización de interfaces.

Para adiciones a una misma factura de un tercero: Si el documento fuente y la forma están definidos en la tabla de documentos fuente sin control con tipo de control de Adición Documento Base, no se permite la adición a una factura ya ingresada, de lo contrario este control no se realiza. Lo anterior aplica de la misma forma para la revisión y actualización de interfaces.

 

Si se encuentra activa la variable de configuración REGCER, se valida la cuenta definida por el usuario para el registro contra la cuenta definida en la variable de configuración mencionada. De acuerdo con lo anterior, si es la misma cuenta, se permite grabar el registro con valor debito y crédito en cero. Si la cuenta es diferente o la variable de configuración no se encuentra activa, se valida que el valor debito o crédito debe ser mayor de cero. Los registros grabados en cero no afectan saldos, por lo tanto, solo se actualiza el archivo de movimiento y se identifica con un indicador especial en dicho archivo.

 

                    Graba el asiento si toda la información es válida.

    

     F5     Muestra información adicional de las cuentas que han sido afectadas con el movimiento. Esta información es: Nombre de la cuenta, Tercero, Centro y moneda cada vez que se digita la función.

 

         F8     Permite ampliar comentarios u observaciones referentes a los registros del movimiento.

 

         F9     Liquidación y reliquidación de facturas – Desarrollo especial COLFONDOS.

 

         2     Modifica el asiento del documento

 

             Intro     Valida los cambios efectuados y actualiza el asiento

 

         3         Cuadra el documento con el asiento seleccionado

 

             Intro     Confirma el cuadre efectuado

 

         4         Elimina un asiento del documento

 

     Intro     Ingrese S o N frente a Está Seguro? y presione Intro nuevamente para confirmar o no la eliminación

 

     F3             Permite salir del movimiento para finalizar su creación, si el asiento se encuentra descuadrado, despliega un mensaje informándolo

 

2         Modifica un determinado movimiento que ya haya sido creado.

Ingrese el documento fuente con el que se creó. Si el documento fuente definido, contiene mas de 9.999 registros, el documento debe ser modificado por la opción 5 (modificar registros con mas de 10.000 reg).

 

Si la variable de configuración MOVCER se encuentra activa y el documento definido corresponde a un periodo cerrado de la contabilidad, se valida el nivel de seguridad definido al usuario para este tipo de movimientos y se solicita por medio de la siguiente pantalla, que tipo de datos desea modificar:

 

HEINSOHN SOFTWARE HOUSE SISTEMA ENTREGA 11:47:42

Sistema de entregas Versión 11.0 FINOPTWC

ACTMOV Actualización de movimiento

----------------------------------------------------------------------------

Modifica

 

Documento .. COLF COMPROBANTE CONTABLE AJUSTES D 871

 

 

Seleccione las opciones deseadas:

 

Permite ingreso Información (S/N)

Permite eliminar .......... (S/N)

 

Permite modificaciones .... (S/N)

(1.Cambio a Centros de costo)

(2.Cambio a Terceros)

(3.Cambio a Valores)

(4.Cambio a Cuentas)

 

 

 

F3=Terminar

 

Los campos solicitados varían de acuerdo al nivel de seguridad definido para el usuario. Al definir los tipos de modificaciones que desea realizar el usuario se valida la seguridad del mismo, los datos a modificar y se protegen los demás campos para que estos no puedan ser alterados. Por ejemplo, si el usuario define que desea realizar cambios a terceros, se protege la información de centros de costo y valores para que no puedan ser modificados. Si el usuario no tiene autorización para incluir registros o define que no desea realizar esta acción, se desactiva la tecla de función F6=Agregar.

 

     F4     Lista los documentos existentes

 

     Intro     Valida que el código del documento digitado exista

        Ingrese el número del documento

 

         Intro     Valida que el número del documento digitado exista y que no tenga fecha de un período ya cerrado.

Despliega una pantalla en la que aparecen las mismas opciones, con la misma utilidad que cuando se está creando un movimiento.

 

3             Elimina un determinado movimiento que ya haya sido creado.

 

Para los clientes que tienen la funcionalidad de transferencia electrónica de fondos, esta opción solo se permite realizar si no hay usuarios trabajando en el proceso de pagos a terceros. En caso de que existan trabajos activos en pagos a terceros, se genera el correspondiente mensaje de advertencia y no se permite la ejecución de la opción.

 

Seleccione de igual manera que cuando va a cambiarlo el documento fuente y el número correspondiente al movimiento.

 

     Intro     Ingrese S o N frente a Está Seguro? y presione Intro nuevamente para confirmar o no la eliminación

 

4         Genera un documento a partir de otro ya existente de tipo contrario, de tal manera que se anule o se reverse el comprobante inicial.

 

Para los clientes que tienen la funcionalidad de transferencia electrónica de fondos, esta opción solo se permite realizar si no hay usuarios trabajando en el proceso de pagos a terceros. En caso de que existan trabajos activos en pagos a terceros, se genera el correspondiente mensaje de advertencia y no se permite la ejecución de la opción.

 

El comprobante de reversión se genera siempre y cuando se haya definido por Parámetros generales en el campo Mov. Negativo en reversión (segunda pantalla) presente el indicador S

        Ingrese los siguientes datos:

 

Documento

Forma

Fecha

 

     F4     Lista los campos documento y forma

     Intro     Valida que los datos ingresados existan

        Ingrese documento a reversar

         Intro     Valida que el documento exista y que no tenga fecha de período cerrado

5        Permite modificar un documento fuente que contiene mas de 9.999 registros. Dicho documento se permite modificar agrupando los registros por cuenta, lo que significa que se debe definir la cuenta especifica del registro a modificar. La opción controla los totales del documento con el fin de garantizar que en lo modificación no se generen descuadres de la contabilidad. Al ingresar a la opción se presenta la siguiente pantalla:

 

HEINSOHN SOFTWARE HOUSE SISTEMA ENTREGA 17:49:24

sdads Versión 11.0

ACTMO3 Modificar Doc. con mas de 10.000 reg.

----------------------------------------------------------------------------

Contabilidad ....... 1

Documento fuente ..* Número ......

Forma .............* Fecha .......

Cuenta ............*

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F4=Lista, F12=Anterior

 

        Los campos documento fuente, forma y cuenta permiten por medio de la tecla de función F4, seleccionar los datos correspondientes de la lista para cada campo. Al confirmar con Enter la selección de los registros se genera la siguiente pantalla:

        

HEINSOHN SOFTWARE HOUSE SISTEMA ENTREGA 17:54:46

sdads Versión 11.0

ACTMO3 Modificar Doc. con mas de 10.000 reg.

----------------------------------------------------------------------------

Contabilidad ....... 1

Documento fuente ..* COLF Número ...... 913

Forma .............* CC Fecha ....... 20050127

Cuenta ............* 51050401

 

 

 

 

 

T O T A L E S D E L D O C U M E N T O

 

DEBITOS ........... 1.612.492.500,00

CREDITOS .......... 1.612.492.500,00

 

 

 

 

F4=Lista, F10=Confirmar, F12=Anterior

 

        Se presenta inicialmente los totales debito y crédito de todo el documento, los cuales se controlan durante la manipulación del mismo. Es importante aclarar que estos totales no corresponden solo a los registros asociados a la cuenta definida para el filtro, si no a nivel general del documento.     

 

     F10     Confirma la generación de los registros asociados a la cuenta definida. Se presenta la siguiente pantalla:

 

HEINSOHN SOFTWARE HOUSE SISTEMA ENTREGA 18:04:52

sdads Versión 11.0

ACTMO3 Modificar Doc. con mas de 10.000 reg.

----------------------------------------------------------------------------

Contabilidad .... 1

Documento fuente COLF Numero ........ 913

Forma ........... CC Fecha ......... 20050127

Cuenta .......... 51050401

 

2=Cambiar

 

Op Tercero Sec Documento base Centro Valor D/C

 

79735951 1 FC 3000000 110002 100.000,00 D

79735951 2 FC 3000001 110002 100.001,00 D

79735951 3 FC 3000002 110002 100.002,00 D

79735951 4 FC 3000003 110002 100.003,00 D

79735951 5 FC 3000004 110002 100.004,00 D

 

DEBITOS CREDITOS

Total documento .. 1.612.892.313,00 1.612.492.500,00

 

F4=Lista, F10=Confirmar, F12=Anterior, F13=Tercero, F14=Terc-DocBa, F15=Centro

 

     2     Permite modificar los datos del registro. Presenta los campos Tercero, documento base, centro de costo (los cuales dependen de las características de la cuenta) y los valores debito y crédito.

 

     F10     Valida que los datos ingresados sean correctos y confirma los cambios. Se recalcula los totales del documento y se registra en el log de auditoria la modificación realizada.

 

F12         Permite salir del documento, si los totales del documento no son iguales (débitos = créditos) no se permite salir del documento y se presenta la pantalla para filtrar los registros por otra cuenta o la misma con el fin de que se realice la corrección o modificación necesaria.

 

F13         Permite filtrar los registros asociados a la cuenta por tercero.

 

F14         Permite filtrar los registros asociados a la cuenta por tercero y documento base.

 

F15         Permite filtrar los registros asociados a la cuenta por centro de costo.