DEFINICION DE TABLAS
Trabajar con Documentos base
Trabajar con Documentos fuente
Trabajar con Grupos de usuarios
Trabajar con Monedas
Definición de tablas
Establece los diferentes archivos básicos que el sistema requiere para garantizar un desempeño adecuado.
Presenta las siguientes opciones:
Trabajar con Documentos base
Trabajar con Documentos fuente
Trabajar con Grupos de usuarios
Trabajar con Monedas
Trabajar con documentos base
Son los documentos externos que sirven de soporte a la contabilización de transacciones.
Se realiza una reconstrucción del campo Número de documento base para que pase de 7 posiciones numéricas a 10 posiciones alfanuméricas, lo cual afecta a todas aquellas entidades que manejen Número de documento base entre las que están:
ENTIDAD Descripción
AUDPAG LOG cambios ordenes de pago
AUTCTA Cuentas documentos automáticos
CHEQRA Chequeras
CHEQUE Cheques
DOCACT Documentos actualizados
FACARC Facturas pagadas
FACCOL Facturas COLFONDOS
FLUARC Movimientos de las cuentas de caja/banco
INFCAM Campos para definición de informes
MOVBA1 Movimiento conciliado manualmente
MOVBAN Movimiento bancario
MOVEXT Movimiento bancario por extracto
MOVIMI Movimiento contable
MOVINT Movimiento contable de interfaces
MOVLOG Modificaciones al movimiento contable
ORDPA1 Ordenes de pago
PAGCOM Relación pagos compras
RELDES Relación de descuentos
SALDOC Saldos de los documentos de una interfaz
SCTADOC Documentos por cuenta tercero
TRACOL Transacciones COLFONDOS
TRANSFER Archivo intermedio de transferencia fondos
Dicha reconstrucción corresponde al Requerimiento 1666 y se incluye en la entrega de 101r1_11_10 de Diciembre de 2.004
F6 Permite crear o agregar un documento base
Ingrese código de documento base
F4 Lista los códigos de documentos base registrados
Intro Valida que el código del documento base no exista y que no vaya en blanco.
Ingrese los siguientes datos:
CAMPO | CONTENIDO |
Descripción | Nombre del documento base. Condición: Obligatoria |
Tipo de documento | Determina qué clase de documento base se va a crear: bancario, vencimiento, otros. Condición: Obligatoria |
Tiene numeración (S/N) | Define si el documento se va a controlar por su número o no. Condición: Obligatoria |
Tipo de movimiento (D/C) | Determina si la transacción que se va a ejecutar con este documento representa un débito o un crédito. Condición: Opcional |
Múltiples vencimientos (S/N) | Establece si el documento tiene uno o más vencimientos. Condición: Obligatoria; si el campo es dejado en blanco, el sistema trae por default la respuesta "No". |
Documento es cheque. (S/N) | Define si el documento base es cheque o no. Esto con el propósito de identificar el documento sobre el cual se va a realizar el proceso de pagos a terceros. Condición: Obligatoria; si el campo es dejado en blanco, el sistema trae por default la respuesta "No". |
Intro Valida los datos ingresados y crea el documento base.
F21 Genera un listado de los documentos base existentes.
2 Permite modificar las características del documento base seleccionado
Intro Valida los datos ingresados y graba los datos al documento base.
4 Elimina el documento base seleccionado
A continuación se desarrolla cada una de las opciones del menú:
F23 Confirma la eliminación
Trabajar con documento fuente
Son todos los documentos contables que maneja internamente la empresa y a través de los cuales se ingresan las transacciones contables al sistema.
F6 Permite crear o agregar un documento fuente
Ingrese código de documento fuente
F4 Lista los códigos de documentos fuente registrados
Intro Valida que el código del documento fuente no exista y que no vaya en blanco.
Ingrese los siguientes datos:
CAMPO | CONTENIDO |
Descripción | Nombre del documento fuente. Condición: Obligatoria |
Numeración automática (S/N) | Establece numeración automática o manual. Condición: Obligatoria |
Numeración única (S/N) | Si hay numeración automática, determina si la numeración de documentos fuente es única para todas las contabilidades, o si cada contabilidad tiene su propio consecutivo. Condición: Obligatoria |
Documento de presupuesto (S/N) | Indica si se maneja o no un tipo de documento fuente independiente, para manejo de presupuesto. Condición: Opcional |
Genera con fecha del sistema (S/N) | Si se le dice "Si" en este campo, cada vez que se le capture movimiento a un comprobante contable, en el campo "Fecha", trae la fecha del sistema. En caso contrario el sistema permite modificar la fecha que trae por default. Condición: Opcional |
Intro Valida los datos ingresados y crea el documento fuente.
F21 Genera un listado de los documentos fuente existentes.
2 Permite modificar las características del documento fuente seleccionado
Intro Valida los datos ingresados y graba los datos al documento fuente.
4 Elimina el documento fuente seleccionado
F23 Confirma la eliminación
12 Formas de documento fuente
13 Numeración de documento fuente
Formas de documentos fuente
Diseña un modelo de captura de información por cada transacción asociada a un documento fuente, especificando las características de las cuentas afectadas. Pueden crearse tantas formas como transacciones identifique con un mismo documento fuente.
F6 Permite crear una forma para el documento fuente que se esté trabajando
F4 Lista las formas existentes para el documento fuente
Intro Valida que la forma no exista y que no vaya en blanco. Graba la forma para el documento respectivo.
Ingrese los siguientes datos:
CAMPO | CONTENIDO |
Nivel de seguridad (1-9) | Este nivel de seguridad va directamente relacionado con el nivel que se le definió a cada usuario en el módulo de seguridad para documentos. Esta forma de documento la puede consultar cualquier usuario al que se le haya definido un nivel de seguridad igual o superior al que se le defina en este campo. Condición: Obligatoria |
Hay control de cuentas (S/N) | Determina si a la forma se le van a definir las cuentas que puede manejar. Esto con el objeto de controlar que las contabilizaciones de los documentos se hagan en forma adecuada, y facilitar el proceso de captura de la información. Condición: Obligatoria |
Permite adición de cuentas | Establece si en el momento de estar grabando el movimiento, se pueden adicionar cuentas distintas a las definidas en la forma. Condición: Obligatoria |
Grupo de Usuarios | Se puede definir una forma para que solo un grupo de usuarios pueda ejecutarla. Requisitos: Se deben haber creado los grupos de usuarios, en el menú de "Definición de tablas", opción grupos de usuarios. Condición: Opcional |
F4 Lista el campo grupo de usuarios
Intro Valida los datos ingresados y graba la forma.
12 Trabajar con cuentas
Trabajar con cuentas
Esta opción permite actualizar las cuentas contables de la forma del documento fuente que se esté trabajando, siempre y cuando en el campo de la forma Control de cuentas se le haya dado S lo que quiere decir que la forma es cerrada.
F6 Permite crear una cuenta contable a una forma de documento fuente y asigna un consecutivo (secuencia) para cada cuenta adicionada a la forma.
F4 Lista los campos cuenta base, cuenta de movimiento, documento base y centro base
Ingrese los siguientes datos:
CAMPO | CONTENIDO |
Cuenta base | Cuenta que desea involucrar en la forma cerrada. Condición: Obligatoria |
Cuenta requerida | Determina si la cuenta definida debe tener en todos los casos un movimiento en la grabación. Condición: Obligatoria |
Tipo de movimiento | Define el signo que se va a asignar a la cuenta en esta transacción específica.
Condición: Obligatoria |
Base de I.V.A. | Indicador S: el valor del movimiento de esta cuenta es la base para el cálculo del IVA, el cual se contabiliza en un asiento posterior. N: no es base ó M: Es base para Múltiples cuentas de IVA Condición: Obligatoria |
Base de retención | Indicador S: el valor del movimiento de esta cuenta es la base para el cálculo de Retención, el cual se contabiliza en un asiento posterior. N: no es base ó M: Múltiples cuentas de base de retención. Condición: Obligatoria |
Múltiples asientos | Registra si la cuenta definida puede tener varios registros dentro del mismo documento. Condición: Obligatoria |
Cuenta de movimiento | Define la cuenta de movimiento que se usa regularmente dentro del árbol de la cuenta base. Condición: Opcional |
Documento base | Si la cuenta ha sido creada con tercero bancario o con documentos; IVA o retención, define el código del documento que se utiliza en la forma. Condición: Opcional |
Centro base | Este campo solo lo muestra para las cuentas que manejen centros de costo. Define si se va a utilizar un centro de costo existente, para crear uno nuevo con las mismas características. Condición: Opcional |
Intro Valida los datos ingresados y graba la cuenta y demás características asociadas a la forma.
F21 Genera un listado de las cuentas creadas para la forma de documento fuente correspondiente.
2 Permite modificar una cuenta seleccionada asociada a la forma correspondiente.
Intro Valida los datos ingresados y graba la modificación realizada.
4 Elimina la cuenta seleccionada que esté asociada a la forma.
F23 Confirma la eliminación
5 Permite consultar las características de una cuenta de forma de documento fuente
12 Permite adicionar comentarios a cada cuenta de forma de documento fuente seleccionada
Ingrese los comentarios en las líneas que necesite.
Intro Graba los comentarios que se hayan digitado.
Numeración de documentos fuente
Indica al usuario el número de secuencia del documento fuente seleccionado para cada contabilidad, siempre que tenga numeración automática y permite modificarlo. Si el documento tiene numeración única, el número que aparece corresponde al consecutivo para todas las contabilidades que se tengan en la base de datos.
F6 Permite crear la numeración del documento para una contabilidad específica
F4 Lista las contabilidades existentes en la base de datos, para seleccionar una de ellas
Intro Valida que la contabilidad exista, que no vaya en blanco, pero que no se encuentre asociada a ese documento. Graba la numeración para el documento y la contabilidad seleccionada.
F21 Genera un listado de las numeración del documento para las diferentes contabilidades.
2 Permite modificar la numeración del documento fuente para la contabilidad seleccionada
Intro Valida los datos ingresados y graba los datos al documento base.
4 Elimina la numeración de la contabilidad seleccionada
F23 Confirma la eliminación
Trabajar con grupos de usuarios
Es el conjunto de usuarios homogéneos que se reúnen bajo un mismo número de grupo para limitar y controlar el acceso a la aplicación.
F6 Permite definir o agregar los grupos de usuarios, dichos grupos se van a asociar a las formas creadas cuando se desee restringir por grupos.
F4 Lista los grupos registrados en el sistema
Intro Valida que el grupo de usuarios no exista y que no vaya en blanco
Ingrese la descripción del grupo
Intro Valida que la descripción no vaya en blanco. Graba el grupo de usuarios
F21 Genera un listado de los grupos de usuarios creados en el sistema.
2 Permite modificar un grupo de usuarios seleccionado
4 Permite eliminar un grupo de usuarios seleccionado
F23 Confirma la eliminación
Trabajar con monedas
Define los códigos de las diferentes monedas que se van a utilizar.
F6 Permite definir o agregar cada moneda.
F4 Lista las monedas registradas en el sistema
Intro Valida que el código de la moneda no exista y que no vaya en blanco
Ingrese la descripción de la moneda
Intro Valida que la descripción no vaya en blanco. Graba la moneda
F21 Genera un listado de las monedas creadas en el sistema.
2 Permite modificar una moneda seleccionada
4 Permite eliminar una moneda seleccionada
F23 Confirma la eliminación
Trabajar con centros por usuario
Permite actualizar asociaciones entre los usuarios o grupos de usuarios con los centros de costos existentes en el sistema.
F6 Permite definir una nueva asociación
Ingrese el Tipo de asociación que vaya realizar así:
1= Usuario ó
2= Grupo
F4 Valida que se haya seleccionado alguno de los valores. Lista códigos de usuario o grupos de usuario registrados en el sistema y centros de costo, para seleccionar uno de ellos.
Intro Valida que el código y el centro de costo existan y que no vayan en blanco. Valida que la asociación entre usuario o grupo y centro de costo no exista.
Ingrese indicador S ó N de si Incluye árbol.
Intro Valida que Incluye árbol corresponda a alguno de los valores. Graba la asociación de usuario o grupo de usuario con el centro de costo.
2 Permite modificar una moneda seleccionada
4 Permite eliminar una moneda seleccionada
F23 Confirma la eliminación
Parámetros liquidación facturas
Trabajar con ciudades y actividades económicas
Permite definir y actualizar los códigos CIUU (departamentos y ciudades), al igual que las actividades económicas, para ser asociados a terceros.
La opción presenta 2 subopciones:
- Trabajar con códigos ciudades
- Trabajar con actividades económicas
Trabajar con códigos ciudades
F6 Permite definir un nuevo código CIUU
Ingrese el código (alfanumérico) para la ciudad a crear
F4 Permite listar los códigos de ciudades ya creados
Intro Valida que el código de la ciudad no exista y que no vaya en blanco
Ingrese la descripción de la ciudad
Intro Valida que la descripción no vaya en blanco. Graba la ciudad
F1 Permite realizar un ordenamiento por el nombre o descripción de la ciudad.
F21 Genera un listado de las ciudades creadas en el sistema
2 Permite modificar la descripción de una ciudad seleccionada
4 Permite eliminar una ciudad seleccionada
F23 Confirma la eliminación
Trabajar con actividades económicas
F6 Permite definir una nueva actividad
Ingrese el código (alfanumérico) para la actividad a crear
F4 Permite listar los códigos de actividades ya creados
Intro Valida que el código de la actividad no exista y que no vaya en blanco
Ingrese la descripción de la actividad
Intro Valida que la descripción no vaya en blanco. Graba la actividad
F1 Permite realizar un ordenamiento por el nombre o descripción de la actividad.
F21 Genera un listado de las actividades creadas en el sistema
2 Permite modificar la descripción de una actividad seleccionada
4 Permite eliminar una actividad seleccionada
F23 Confirma la eliminación
Trabajar con documentos fuente sin control
Permite definir y actualizar los documento fuente y formas que no tendrán control cuando se ingresen registros de cuentas de retención u otras monedas por dichos documentos en la actualización de movimiento e interfaces.
El control que no se realiza para los registros de cuentas de retención se refiere a la base del movimiento, por lo tanto, si el documento por el cual se esta realizando la definición del registro, se encuentra definido en esta tabla con tipo de control de retención, la base de retención puede quedar en 0 o puede ser no acorde al porcentaje definido para la cuenta y al movimiento definido. Si el documento no se encuentra registrado en la tabla para este tipo de control, se realiza las siguientes validaciones:
- El valor de la base del movimiento no puede ser 0.
- El valor del movimiento debe ser acorde a la base definida y el porcentaje definido para la cuenta, por lo tanto, si existe diferencia entre el valor definido y el calculo de la base por el porcentaje, se validara contra el valor definido en parámetros generales como máxima desviación para retención. Si es superior a dicho parámetro se recalcula el valor y se define en el correspondiente valor debito o crédito (solo aplica en actualización de movimiento, para actualización de interfaces se generara el mensaje de error y no se permite la actualización de la misma).
El control que no se realiza para cuentas con manejo de otra moneda, se refiere a la cuentas definidas con tipo de tasa de cambio 1-Histórica dada, la cual solicita en la actualización de movimiento e interfaces el valor en otra moneda, por lo tanto, si el documento se encuentra definido en esta tabla con el tipo de control Otra moneda, el valor de moneda extranjera se puede definir en 0 de lo contrario se exige una valor diferente de 0.
El control de grabación de facturas por tercero, se realiza de la siguiente manera, si al grabar un número de factura que ya existe para un tercero, se verifica que exista en la tabla por el documento fuente, forma y tipo de control (B), si existe permite la adición mas de una vez a una misma factura, de no existir, genera mensaje de error y no deja adicionar a la misma factura.
F6 Permite definir un documento fuente, forma y tipo de control
Ingrese el código del documento fuente, la forma y el tipo de control que no aplicara para el documento y forma.
F4 Permite listar los códigos de los documentos fuente existentes, las formas existentes para el documento definido y los tipos de control permitidos (O = Otra moneda, R = Base retención, B = Adición Documento Base)
Intro Valida que la relación de documento, forma y tipo de control no exista, que no quede en blanco uno de los campos, que el código del documento, la forma y tipo de control existan se encuentren en la respectivas tablas. (Se puede crear el mismo documento fuente y forma con diferentes tipos de control).
2 Permite modificar el tipo de control para un documento fuente y forma seleccionado
4 Permite eliminar una relación de documento fuente, forma y tipo de control
F23 Confirma la eliminación
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