LITERALES TRIBUTARIOS
Este módulo tiene como propósito agilizar y ayudar a la generación de la información que debe ser reportada a la DIAN , de acuerdo con lo contemplado en las resoluciones emitidas por dicha entidad. El proceso se encuentra ajustado a las ultimas disposiciones al respecto, las cuales fueron emitidas en octubre de 2007.
Para lo anterior, crea los dos tipos de archivos requeridos por la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales, acorde con las exigencias de esta entidad.
Alcance y observaciones para el funcionamiento del modulo
1. Solamente se reporta los literales donde la información se puede extraer de registros contables realizados en el aplicativo.
2. Es importante que se tenga bien claro y definido los conceptos que se van a reportar, y saber en qué cuentas del PUC se encuentra la información, así como diferenciar conceptos como abonado en cuenta y efectivamente pagado.
3. En cuanto a las cuentas de IVA y retención, en donde la información a reportar se discrimina de acuerdo con el tipo de compra, se debe realizar manualmente si estos conceptos no están discriminados por cuenta auxiliar, ya que Optima no identifica los impuestos de acuerdo con los conceptos solicitados por la DIAN.
4. Para que la información sea confiable, se debe tener certeza que las bases de datos estén consistentes y bien definidas, como por ejemplo los terceros tengan el dígito de verificación correcto, las cuentas de IVA tengan definido la “I ” y las de retención “R” (en la definición del plan de cuentas), etc. Se sugiere correr los siguientes procesos: ZCRUDOC, ZCRUCE y ZCALBAS antes de iniciar el proceso.
5. En el momento de la definición de los códigos, se deben clasificar en independientes y dependientes, siendo los primeros los correspondientes a los pagos o abonos en cuenta y los últimos corresponden a los impuestos.
El menú de Literales Tributarios presenta las siguientes opciones.
1. Definir códigos tributarios
2. Generar archivo de datos
3. Suprimir registros inferiores al mínimo
4. Imprimir datos
5. Trabajar con Información Distrital (este proceso es independiente de la generación de información a la DIAN , y se explica en un apartado posterior).
6. Generar archivos por formato
Definir códigos tributarios
Define los códigos correspondientes a la información que se envía a la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales. También permite definir los subcódigos tributarios y sus características. En los subcódigos se asignan las cuentas contables de las cuales se obtiene el valor del abono o pago en cuenta y en el otro caso las cuentas de IVA o retención, que se vayan a reportar.
F6 Permite definir los códigos
Ingrese el código tributario
Intro Valida que el código no exista
Ingrese los siguientes datos:
Campo | Contenido |
Código tributario | Identificación para el sistema con el que se va reconocer el código tributario y que es asignado por Alfanumérico de 4 posiciones. Condición: Informativo (previamente definido por el usuario) |
Descripción | Nombre asignado al código tributario. Alfanumérico de 30 posiciones. Condición: Obligatoria |
Valor mínimo | Monto mínimo en dinero a partir del cual se va a reportar detalladamente a Las validaciones y proceso para determinar si los registros de un tercero se encuentran por debajo del monto mínimo se explica con mas detalle en la opción de suprimir registros inferiores al mínimo. Si este campo se deja en blanco, se asume que no hay limitante a reportar y se envían todos los registros. Condición: Opcional |
Agrupa cuantía min. | Indicador que permite definir si los registros que están por debajo del monto mínimo pertenecientes al código, se agruparan a nivel del mismo. Esta información también se puede definir a nivel de subcódigo como se observa mas adelante, y en este caso la prioridad es dada al subcódigo, quiere decir que si se define que se agrupa a nivel de subcódigo, el proceso agrupara a este nivel independientemente de que este definido también la agrupación a nivel de código. Los posibles valores de este indicador son: S = si agrupa registros inferiores o N = no agrupa registros. Condición: Obligatoria |
Si el indicador para agrupar cuantía mínima se define en S, se solicitara los siguientes campos que son necesarios para la agrupación:
Campo | Contenido |
Nit cuantía mínima | Identificación con la que se reportara los registros agrupados inferiores al monto mínimo. No es necesario que esta identificación se encuentre creada en la tabla de terceros. Si se crea en dicha tabla, al generar la información se tomara el nombre y los otros parámetros necesarios de está y por lo tanto los datos asociados al código no se consideraran. Condición: Obligatoria. |
Tipo iden. Cuantía | Tipo de identificación con el que se reportara los registros agrupados inferiores al mínimo. La lista de valores presentada al activar 1. Cedula de ciudadanía = Cedula (13) 2. Cedula extranjería = Identificación extranjero (21) 3. Nit = Nit (31) 4. Tarjeta identidad = Tarjeta (12) 5. Pasaporte = Identificación extranjero (42) 6. Tarjeta de seguros social extranjero = Identificación extranjero (42) 7. Sociedad extranjera sin NIT en Colombia = Identificación extranjero (42) 8. Fideicomiso = Nit (31) 9. NUIP M Documento definido información exógena (43) Condición: Obligatoria |
Nombre cuantía min. | Nombre con el que se reportara los registros agrupados inferiores al mínimo. Condición: Obligatoria |
Subcodigo cuantía | Subcodigo bajo el cual se reportaran los registros agrupados inferiores al mínimo. Los registros de los subcodigos que se encuentren por debajo del monto mínimo se reportaran por cada uno de los respectivos subcodigos, siempre y cuando estos estén parametrizados para agrupar registros de cuantía mínima, de lo contrario esta información se agrupara bajo el subcodigo que se defina en este campo. El valor por defecto de este campo es cero. Condición: Obligatoria |
F4 Lista los tipos de identificación disponibles cuando se encuentra el cursor en el campo “Tipo iden. Cuantía” .
Intro Valida los datos ingresados y graba el código tributario.
2 Modifica un código tributario
Se debe tener en cuenta que si se modifica el indicador de agrupación de cuantía mínima, los campos que dependen de este se limpiaran.
Intro Valida las modificaciones realizadas y actualiza el código
4 Elimina un código tributario
F23 Confirma la eliminación
El código solo puede ser eliminado si de el no dependen subcodigos.
12 Trabajar con subcódigos
Trabajar con subcódigos
Define los subcódigos tributarios y sus características. En los subcódigos se asignan las cuentas contables de las cuales se obtiene el valor del abono o pago en cuenta y en el otro caso las cuentas de IVA o retención, que se vayan a reportar.
F6 Define los subcódigos
Ingrese el subcódigo tributario
Intro Valida que el subcódigo no exista
Ingrese los siguientes datos:
Campo | Contenido |
Subcódigo tributario | Identificación con el que se va reconocer el subcódigo tributario y que es asignado por Alfanumérico de 2 posiciones. Condición: Informativo (previamente definido por el usuario) |
Descripción | Nombre asignado al Subcódigo tributario. Alfanumérico de 30 posiciones. Condición: Obligatoria |
Naturaleza de la cuenta | Indicador D, C ó blanco. D: Toma movimientos débitos de las cuentas asociadas C: Toma movimientos créditos de las cuentas asociadas Blanco: Toma la definición realizada a cada cuenta asociada Para los dos primeros casos, en la generación de la información se respeta lo definido a nivel del subcodigo, lo que quiere decir que no importa la definición que tenga las cuenta asociadas, ya que los movimientos se generaran de acuerdo a este campo. Para el tercero caso (campo en blanco), se generara los movimientos de acuerdo a como este parametrizada cada una de las cuentas asociadas al subcodigo (crédito, debito o neto). Condición: Obligatoria |
Agrupa cuantía min. | Indicador que permite definir si los registros que están por debajo del monto mínimo pertenecientes al subcodigo, se agruparan a nivel del mismo. Si se define este indicador en S el proceso agrupara a este nivel independientemente de que este definido también la agrupación a nivel de código. Los posibles valores de este indicador son: S = si agrupa registros inferiores o N = no agrupa registros. Condición: Obligatoria |
Si el indicador para agrupar cuantía mínima se define en S, se solicitara los siguientes campos que son necesarios para la agrupación:
Campo | Contenido |
Nit cuantía mínima | Identificación con la que se reportara los registros agrupados inferiores al monto mínimo. No es necesario que esta identificación se encuentre creada en la tabla de terceros. Si se crea en dicha tabla, al generar la información se tomara el nombre y los otros parámetros necesarios de está y por lo tanto los datos asociados al subcodigo no se consideraran. Condición: Obligatoria. |
Tipo iden. Cuantía | Tipo de identificación con el que se reportara los registros agrupados inferiores al mínimo. La lista de valores presentadas al activar 10. Cedula de ciudadanía = Cedula (13) 11. Cedula extranjería = Identificación extranjero (21) 12. Nit = Nit (31) 13. Tarjeta identidad = Tarjeta (12) 14. Pasaporte = Identificación extranjero (42) 15. Tarjeta de seguros social extranjero = Identificación extranjero (42) 16. Sociedad extranjera sin NIT en Colombia = Identificación extranjero (42) 17. Fideicomiso = Nit (31) 18. NUIP M Documento definido información exógena (43) Condición: Obligatoria |
Nombre cuantía min. | Nombre con el que se reportara los registros agrupados inferiores al mínimo. Condición: Obligatoria |
F4 Lista los tipos de identificación disponibles cuando se encuentra el cursor en el campo “Tipo iden. Cuantía” .
Intro Valida los datos ingresados y graba el subcódigo tributario.
2 Modifica un subcódigo tributario
Se debe tener en cuenta que si se modifica el indicador de agrupación de cuantía mínima, los campos que dependen de este se limpiaran.
Intro Valida las modificaciones realizadas y actualiza el subcódigo
4 Elimina un subcódigo tributario
F23 Confirma la eliminación
El subcodigo solo puede ser eliminado si de el no dependen cuentas.
12 Trabajar con cuentas
Trabajar con cuentas de subcódigo tributario
Asocia las cuentas correspondientes a cada uno de los subcódigos definidos. Se pueden presentar dos casos:
· Cuentas del plan diferentes a las de IVA o retención y que deban reportarse o
· Las cuentas correspondientes a los items de IVA o retención
F6 Define las cuentas para un subcódigo tributario
Ingrese el código de la cuenta
F4 Lista las cuentas registradas en el sistema
Campo | Contenido |
Cuenta | Valida que la cuenta exista, que sea de movimiento, que maneje terceros. Condición: Obligatoria |
Signo del movimiento | Indicador C, D ó A. C: Toma movimientos créditos de la cuenta D: Toma movimientos débitos de la cuenta A: Genera el neto de los movimientos de la cuenta Si el subcódigo sobre el cual se están definiendo las cuentas se definió con una naturaleza de cuenta (Crédito o Debito) este se hereda para todas las cuentas que dependan de el. Si se dejo en blanco la naturaleza del subcodigo las cuentas pueden definirse con cualquier naturaleza. |
Intro Valida los datos ingresados y asocia la cuenta al subcódigo.
2 Modifica una cuenta
Intro Valida las modificaciones realizadas y actualiza la cuenta
4 Elimina una cuenta
F23 Confirma la eliminación
Generar archivo de datos
Esta opción genera un archivo intermedio, el cual contiene la información basada en los códigos, subcódigos y cuentas definidas en el punto anterior. Permite consolidar todas las contabilidades, así como incluir o excluir documentos fuente, lo cual lo define el usuario.
El archivo intermedio que se genera, se llama VALAR1, y se encuentra en la biblioteca de datos de Optima.
Si el usuario ingreso al aplicativo sin definir una contabilidad para trabajar, al ejecutar esta opción se solicita un grupo de contabilidades o la contabilidad sobre la cual se generara la información.
Ingrese los siguientes datos:
Campo | Contenido |
Año a generar | Año para el cual se va a generar el archivo en formato AAAA Condición: Obligatoria |
Inc/Exc documentos | Indicador I= si desea incluir documentos indicados E= si desea excluir documentos ó T= Si desea incluir todos los documentos Condición: Obligatoria |
Documentos a inc/exc |
Intro Valida que el año no vaya en blanco, que el indicador Inc/Exc documentos corresponda a alguno de los valores indicados y que si se incluyen (I) ó excluyen (E) documentos al menos se indique uno, el cual debe existir en la tabla correspondiente. Confirma el proceso para la generación del archivo.
Es importante aclarar que para las cuentas de Retenciones (las cuales deben estar definidas con el indicador de IVA/Retención en R en el plan de cuentas), se reporta dentro de la columna de segundo valor reportado, la base que causo dicha retención. Por este motivo es recomendable generar el proceso ZCALBAS (reconstrucción de bases de retención) antes de la ejecución de este proceso.
Si se desea visualizar la información generada en este proceso se debe generar una impresión utilizando la opción imprimir datos.
Suprimir registros inferiores al mínimo
Este proceso permite agrupar o eliminar los registros cuyo monto sea inferior al tope mínimo establecido por cada código tributario. El proceso se realiza sobre el archivo intermedio, y se valida el monto del primer valor contra el tope mínimo establecido por la DIAN y definido en el código tributario. Cabe aclarar que la DIAN exige el reporte de cada uno de los beneficiarios detallados de los pagos o abonos en cuenta que supere el tope establecido anualmente por dicha entidad. Esto quiere decir, que si un tercero tiene información en varios conceptos, pero en cada uno de ellos no se supera el tope mínimo, y al sumarlos todos si lo hace, se debe reportar. Este caso es contemplado por el aplicativo. Si se define que se agrupara los registros inferiores al mínimo se reportara una sumatoria de estos registros bajo los parámetros establecidos por código o subcódigo para agrupación.
Al ejecutar la opción se presenta la siguiente pantalla:
HEINSOHN SOFTWARE HOUSE SISTEMA ENTREGA 24/02/2004
Sistema de entregas Versión 10.0
Informacion Tributaria 0000008677 - FINOPTWC
-----------------------------------------------------------------------------
Este proceso permite agrupar o eliminar los registros de los terceros
cuyos montos se encuentran por debajo de los limites definidos para
el código. Si desea agrupar los registros bajo un mismo tercero
digite S, si desea eliminar los registros digite N
Desea agrupar registros : (S = si, N = no)
F3=Terminar F12=Anterior
En esta pantalla se debe definir el proceso a realizar, por lo tanto si se desea agrupar la información se debe definir el indicador en S. Si se desea eliminar los registros inferiores al mínimo se debe definir el indicador en N.
Imprimir datos
Genera el informe que contiene la información tributaria requerida por la DIAN. Este informe puede ser impreso para verificar la información generada.
Flujograma de Literales tributarios
Información Distrital
Este módulo tiene como propósito agilizar y ayudar a la generación de la información que debe ser reportada Secretaría de Hacienda Distrital, de acuerdo con lo contemplado en la resolución 014 del 18 de septiembre de 2003. Para ello, crea el registro requerido por la Secretaría de Hacienda Distrital, acorde con las exigencias de esta entidad.
Alcance y observaciones para el funcionamiento del modulo
1. Solamente reporta el artículo 2 de esta norma.
2. Únicamente reporta aquellos terceros cuyos abonos superen el tope establecido y que se encuentre vigente, el cual se debe definir en la variable de configuración ZVLTOP (menú de instalación, definición de parámetros, parámetros generales, F10 = configuración), la cual debe estar definida de la siguiente forma:
Codigo ............. ZVLTOP
Subcodigo ..........
Descripcion ........ VALOR TOPE IMPUESTO DISTRITAL
Caracter de 1 ...... S
Caracter de 12 .....
Caracter de 50 .....
Secuencia ..........
Valor .............. Tope mínimo
3. En el momento de la definición de los códigos, se deben clasificar en independientes y dependientes, siendo los primeros los correspondientes a los pagos o abonos en cuenta y los últimos corresponden a los impuestos.
4. El menú de Información Distrital, se encuentra dentro del menú de Literales Tributarios y se presenta de la siguiente manera:
1. Definir códigos tributarios.
2. Generar archivo de datos.
3. Consolidar información con otros sistemas.
4. Suprimir registros inferiores al mínimo.
5. Imprimir datos.
6. Generar archivo de transmisión.
7. Trabajar con Información Distrital
El menú de Información Distrital, presenta las siguiente opciones:
1. Trabajar con concepto-cuenta
2. Generar Informe.
Trabajar con conceptos-cuenta
Define las cuentas a procesar y las asocia a un concepto dado.
F6 Define las cuenta a procesar
Ingrese la cuenta
Intro Valida que el código no exista y que no vaya en blanco.
Ingrese la siguiente información.
Campo | Contenido |
Cuenta | Código de la cuenta bancaria base para la generación de |
Concepto | Tipo de concepto que se le asociará a la cuenta, y que establecerá el tipo de información que se esta reportando. Alfanumérico de dos (2) posiciones. Los posibles valor son: C compras, R retención .Condición: Obligatoria. |
Tipo de movimiento | Naturaleza de los movimiento que se tendrán en cuenta para el reporte. Los posibles valores son: debito, crédito o neto (débitos – créditos). Condición: Obligatoria |
F4 Lista las cuentas del plan de cuentas, los valores de los conceptos y tipos de movimiento.
Intro Valida que Cuenta no vaya en blanco y que exista. Valida que el concepto exista y no vaya en blanco. Valida que se defina un tipo de movimiento valido. Graba la Cuenta.
2 Permite modificar el concepto asociado a una cuenta.
Intro Valida los datos modificados y actualiza el Concepto asociado.
4 Elimina una Cuenta-Concepto seleccionado.
F23 Confirma la eliminación.
Generar informe
Esta opción genera el archivo con la información necesaria para la Secretaria de Hacienda del Distrito basada en la cuenta-concepto definidas en el punto anterior. El proceso toma información de la definición de terceros del aplicativo para la generación de la información, por ejemplo, el código de la actividad económica.
F4 Lista las contabilidades creadas en el sistema para seleccionar una.
Intro Valida que la contabilidad exista y que no vaya en blanco. Si el usuario tiene una contabilidad
asociada en la seguridad no pedirá este campo.
Ingrese los siguientes datos:
Campo | Contenido |
Contabilidad | Código de la contabilidad que se procesara. Numérico de cinco (5) posiciones. Condición: Obligatoria. Si el usuario tiene una contabilidad asociada en la seguridad no pedirá este campo. |
Año a generar | Año para el cual se va a generar el archivo en formato AAAA. Numérico de cinco (5) posiciones. Condición: Obligatoria |
Generar archivos por formato
Genera un archivo por formato. Esta opción se debe ejecutar luego de ejecutar la opción 2 u opción 3. el proceso se basa para generar los archivos en el archivo VALAR1.
Los archivos generados quedan en la biblioteca temporal del aplicativo. Su nomenclatura es VXXXXXYYYY donde XXXXX es el código de la contabilidad y YYYY es el código del formato.
Al ejecutar la opción se despliega la siguiente pantalla
HEINSOHN SOFTWARE HOUSE LTDA 27/12/2007
CONTABILIDAD - DESARROLLO - VERSION 11
Informacion Tributaria 0000010367 - LOSORIO
-----------------------------------------------------------------------------
El proceso genererá los archivos por formato
Los archivos quedarán ubicados en la librería temporal OPTTEM
pulse F10 para confirmar
F3=Salir, F10=Confirmar, F12=anterior
F3 Salir de la opción
F10 Confirmar el envío del proceso
F12 Regresar al menú de literales
No hay comentarios:
Publicar un comentario